生活学习中,我们难免会遇到各种各样的事情需要处理,面对纷繁复杂的事,总是一筹莫展。最近读了一本书,可以看做是整理的秘籍,也可以看做是行之有效的沟通技巧理念的拓展。它就是《丰田一页纸极简思考法》,以下简称《一页纸》。
先说说这本书的整体结构,分为这几部分:
Chapter1 ——介绍思维整理技巧和制作、使用方法。
Chapter2——介绍了如何将其应用到“制作资料”中。
Chapter3——介绍了除了制作资料外,应用到各种工作场合中的实例。
Chapter4——介绍特殊实例。
今天先介绍第一章,
书中首先阐述了“一页纸”的来历——
丰田规定业务文件要整理成一张A3或A4纸。
不管是计划书、报告书还是会议记录,基本都要整理成“一页纸”,所以丰田的员工每天都要整理各种信息,最后汇总成“一页纸”。
经过千锤百炼的一张张资料被称作“丰田的一页纸”,同时也是“发挥巨大作用的一页纸”。
这张纸有时能发展新项目,有时能让会议顺利进行下去,有时能培养新员工……在各种场合发挥着巨大作用。
[日]浅田卓著.《 丰田一页纸极简思考法 》.北京时代华文书局 .
怎样制作“一页纸”呢?
工欲善其事,必先利其器,需要准备好工具:一页纸和三色笔(绿色 蓝色 红色)。
整理,是为了让看见这张纸的人都能清晰掌握到相关内容,就好比我们通过文字与人沟通,肯定是想办法抓住对方想了解、感兴趣的地方,这样才能源源不断地有交流。所以,整理首先需要站在对方的立场来想问题。
整理的第二要义是寻找目的,制作这张纸是解决什么问题或者是要传达什么呢?
整理的第三要义,可以说是老生常谈了,那就是——行动,或者叫“Action First(行动优先)”,万事开头难,只要你开了头,就成功了一半。
实物工具和大脑思维都准备好了,接下来该介绍实践方法了,这里主要用的是“Excel1”和“Logic3”。
一、“Excel1”的基础使用方法
①制作框架
绿色笔画框架,通常用A5纸或者B5笔记本,竖向画起。
如下图所示,它的基础就是8个空格。当然也可随意增减。
小贴士:当空格数量较少时,注意别将表格画得太大。因为从心理角度来说,小空格更容易填写。
②写日期和主题框架
画好之后,在左上角第一个空格里填写日期。
日期填好后,再来填写主题。
目的不同,主题也不同。主题确定了,目的也就明确了。
整理思维的基础“Excel1”
③关键词填空
用蓝色笔,根据主题填写答案,将想到的关键词全部填入空格内。
原则是一个空格中只填一个关键词。90s-3min为宜,从时间和空间两个角度设下限制,可以提高整理思维的注意力。
用红色笔给关键词排序以及判断关键词。
④以整理过的信息为基础整理思考
填写完关键词之后,下一步是整理思考。接下来换成红色笔书写。
一边看自己写出的关键词,一边思考“这一点中最重要的三件事情是什么”“按照重要程度应如何排序”“按照时间应如何排序”,等等。
Excel1——图示
二、Logic3的基本使用方法
①画框架
绿色笔画出框架,形状参考下图。
②写日期、主题、“1P?”“Q1?”“Q2?”“Q3?”、标注箭头并排序
左上角空格用绿色笔填写日期和主题。然后写上“1P?”“Q1?”“Q2?”“Q3?”,标注箭头并排序。
③填写“1P?”
即“1Phrase?”的简称,意思是“用一句话总结的话?”。
④填写“Q1?”“Q2?”“Q3?”
换回绿色笔,
“Q1?”“Q2?”“Q3?”分别填写“对方想知道的问题”。假设你要向上司写这封投诉报告,接下来你就要思考“上司可能会问我什么问题?”“上司想知道什么?”,等等。
……
也可从“What?”“How?”“Why?”这三个切入点思考问题。
但是问的问题不一定必须符合“What?”“How?”“Why?”。
注意:就算你想到了很多问题,你也要选出前三个,并且将问题填入“Logic3”的空格内。因为对方容易接受、记住的数量基本在“三个以内”。
记住“欲速则不达”,通过“Logic3”的练习,时刻保持以对方视角考虑问题,尽可能将事情整理到“三点”以内。
⑤填答案
换成蓝色笔,填写“Q1?”~“Q3?”的答案,这里也要将答案控制在“三个以内”。
Logic3——图示
待续……
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