第一步：确定不符合项类型
不符合报告中一般应明确不符合项类型，确定不符合项性质：
1. 按不符合项的严重程度：分为一般不符合、严重不符合。
1）一般不符合：不太可能导致管理体系失效，或导致降低保证检验质量的能力。如缺少某一人员的培训记录、设备档案未及时更新等。
2）严重不符合：缺项或完全不满足要求。违背一项要求的多个不符合项可能意味着该管理体系的失效，如未按要求开展管理体系的内部审核和管理评审。
2. 按不符合项的性质：分为体系性不符合、实施性不符合、效果性不符合。
1）体系性不符合：是指体系文件的制定与法规标准要求不符；或是该有的文件根本没有制定。例如，缺少某个程序；或是由于理解不到位而使某个程序要求发生较大偏离。
2）实施性不符合：是指文件制定符合要求，但员工未按文件的要求执行。例如，文件规定原始记录应在工作时予以记录；即不能追记，但实际上每次检测的数据都是先记在一张纸上，然后再抄到原始记录表格上。
3）效果性不符合：是指文件制定符合要求，也确实执行实施了，但由于实施不够认真，或由于某些偶发原因而使效果未能达到规定的结果。例如，数据更改不规范等等
【小编提醒：不符合项性质的确定，决定了原因分析的方向。】
第二步：分析不符合原因
1. 进行不符合原因分析时，应组织涉及不符合工作的相关人员一起认真分析，原因分析应正确、到位，不能把不符合的事实当成不符合的原因，不能走过场、或是只为了做资料，尽量不要用“忘记了”、“人员粗心”、“工作疏忽”等描述。
2. 要通过分析找到根本原因，不符合的发生可能有多个原因，但总有一个原因是最根本的，起到关键的决定性作用的，要根据这个“根本原因”进行整改，否则不符合还会再次发生或在其他部门、场所发生。找到根本原因，制定有效的纠正措施，才能防止此类不符合再次发生，要注意纠正措施能够“举一反三”。
3. 分析不符合原因时，首先看体系文件是否有规定。
1）如果没有规定应属于文件不符合，应当采用重新进行规定的措施，再进一步查，为什么没有规定？是不懂得准则或标准的要求还是没有做？如果是不懂得，就要采取对相关内容的培训并进行有效性评价，同时记录这一切活动。
2）如果文件有规定，那就是实施性不符合或者效果性不符合。进一步分析为什么没有做或做的不好，是我们的程序、制度、规定等文件没有进行有效宣贯还是宣贯效果不好？是相关人员在执行上没有落实？是什么原因没有落实？
【小编提醒：原因分析到位与否，直接决定整改的有效性。】
第三步：纠正和制定纠正措施
1. 对于偶然的、不引起系统性问题、不会再次发生的问题或者无法实施纠正的问题，如记录不符合要求等，要制定纠正措施，防止不符合再次发生。
2. 除了上述问题，一般应“纠正”不符合做法，然后制定“纠正措施”，防止不符合再次发生。如：对未做计划或已计划的事情未按计划实施。
3. 制定的纠正措施要符合原因分析的逻辑关系，比如：原因分析中根本没有提到的事，不能在纠正措施中出现，或者纠正措施是正确的，但在原因分析中没有分析，这就成了“驴头对马嘴”，逻辑关系出现问题。
第四步：整改情况验证
要对纠正和纠正措施情况进行验证，整改的佐证材料要完整，不能缺少证据或证实性材料。
例如：对人员能力的确认，不应只是根据学历、职称、经历、经验，必要时，还应当有理论和实操方面考核的记录和评价，最好针对不同的岗位采用针对性的考核并有相关记录；做计量结果的确认，检定/校准证书上技术参数的计量特征要符合检验检测要求，需要明确检验检测标准、规范、或者使用说明书等技术文件的要求，不能简单地说“符合要求”。
第五步：材料汇总、存档及提交
将整改材料进行汇总和存档。外部审核或者监督检查时，按照外部审核或者监督检查组的要求提交整改材料。
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