会议纪要是职场工作中的一项必备技能。毕竟只要工作于职场,就会出现会议,出现会议,必然就有会议记录和会议纪要。今天,跟大家聊聊如何写好会议记录和纪要。

做会议记录有什么技巧(如何高效地做好会议记录)(1)

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会议记录和纪要的区别

会议记录一般是记录会议上的一言一行,不分重点,全盘记录。

会议纪要一般是根据会议记录,抓出重点,编成会议大纲,强调会议主要内容,主持人员和领导班子成员的话语意思。

会议记录作为客观纪实材料,无选择性、提要性,要求原原本本地记录原文原意,且必须随着会议进程进行,越详细越好。会议纪要则有选择性、提要性,不一定要包容会议的所有内容,而且必须在会议结束后,在会议纪录的基础上加工整理而成,它集中反映了会议的精神实质,具有高度的概括性和鲜明的政策性。最主要的不同是:会议纪要是根据具体讨论的情况,作出比较系统的整理,经过综合的分析,重点概括,加以条理化、理论化。会议记录大都是按照会议进行的自然过程,顺序地记录会议的情况和内容。

做会议记录有什么技巧(如何高效地做好会议记录)(2)

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会议纪要写法

会议纪要的一般写法。一般由标题、开头、正文和结尾四个部分组成。

1、标题。由会议名称和文种组成。这有两种情况,一种是直接以会议的名称和文种组成,如《中共xxxx党支部委员会会议纪要》。另一种是由正、副标题组成,正标题突出会议的主要精神,副标题中列明会议名称和文种,如《努力实现新世纪的良好开局-——中国共产党中央委员会xxxx会议纪要》。标题下面写明会议纪要的形成时间。

2、开头。一般写会议的概况,包括会议的依据、目的,召开的时间、地点,参加会议的人员,会议的议程,主要收获或基本估价等,文字上力求简洁、精练、实在。

3、主体。这是会议纪要的主要内容。主要写会议研究的问题,讨论的意见,作出的决定,提出的任务、要求等内容。写好这部分内容,需要对会议的内容进行原始分析、概括和提炼加工。

写这部分内容最常用的方法:

一是概述法,即把会议的程序、进展情况综合在一起,概括地叙述出来,主要写会议的情况及成果,而不是反映意见性、要求性的东西。写情况性纪要常用此方法。

二是分项法,即把会议内容归纳为几个问题来写。会议规模较大、内容较多、涉及面较广时可以在深度、广度上有条理地反映会议内容,常用“会议认为”“会议指出”等词语引领下文。

三是提要法,即把会上有代表性的发言,按顺序抓住要点写出来,如实反映与会人员讨论情况及其态度。

4、结尾。一般有两种情况,一是在会议纪要的最后提出希望,一般单独作为一段结束全文;二是不作结尾语或结束段,最后一个问题讲完就是全文的结束。

写会议纪要须注意的问题。一是善于集中会议讨论的意见,多方了解各种意见,既要反映多数人的意见,也要反映少数人的正确的意见,并须经过与会人员的反复讨论修改,取得与会人员的同意后,方可发出。二是突出会议中心和要点,做到重点突出、主题明确。三是条理化,对会议讨论的问题和意见分类别、分层次、分顺序地加以归纳,使人们看后能够把握要领,便于记忆和落实。

做会议记录有什么技巧(如何高效地做好会议记录)(3)

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会议记录的详细内容

1、记录会议的基本情况。

主要有:会议的名称、开会的时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人。这些内容要在宣布开会前写好。至于出席人的姓名,会议人数不多,可一一写上。会议人数多,可以只写他们的职务,也可以只写总人数。如是工作例会,可只写缺席人的名字和缺席原因。

2、记录会议的内容。

它是会议记录的主要部分。主要有:主持人的发言、会议的报告或传达、与会者讨论的发言、会议的决议等。内容的记录,有摘要和详细两种。

(一)摘要记录。一般会议只要求重点记录与会者的讲话和发言,以及决议,不必“有闻必录”。

所谓重点、要点,是指发言人的基本观点和主要事实、结论。对一般性的例行会议,只要概括地记录讨论内容和决议的要点,不必记录详细过程。

(二)详细记录。对特别重要的会议或者特别重要的发言,要作详细记录。详细记录要求尽可能记下每个人发言的原话,不管重要与否,最好还能记下发言时的语气、动作表情及与会者的反应。如果发言者是照稿子念的,可以把稿子收作附件,并记下稿子之外的插画、补充解释的部分。

会议记录要求忠于事实,不能夹杂记录者的任何个人情感,更不允许有意增删发言内容。会议记录一般不宜公开发表,如需发表,应征得发言者的审阅同意。

在职场中把会议过程像流水账一样记录谁来了谁讲了什么,其实并没有意义,职场做好会议记录只需要三点就够了。

1、要清楚记录会议的结论;

2、要清楚记录得出结论之前的讨论要点;

3、要清楚记录会议的“下一步安排或建议”。

如果把会议进程和要点记录结合起来,就会得到漂亮的会议记录。

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