公文是党政机关开展工作的重要载体，贯彻落实党和国家大政方针、发布法律法规、机关之间工作沟通，都离不开公文。因此，保证公文的规范性和准确性显得尤为重要，正式发文前的校对工作更是不可或缺。印发的公文如果出现格式或内容错误，不仅会影响工作的正常开展，而且会损害政府的形象和公信力。
公文校对看似简单，实则考验一个人的耐心、细心以及洞察力等多方面能力。做好公文校对是发文前必须把好的最后一道关口。除了常见的错别字、标点符号错误，还有一些潜在的“硬伤”容易被忽略，校对时必须认真细心，以保证公文的准确性。
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公文校对要通篇浏览 谨防“宏观硬伤”
很多校对人员拿到文稿之后，便开始一字一句地“埋头苦读”。然而，在校对内容前，首先要树立一种大局观，以一种“会当凌绝顶”的高度去俯瞰和审视全文，否则就会忽视一些“宏观硬伤”。
- 一是文种错误。如该用“通报”的不能用“通知”，该用“请示”的不能用“请示报告”。这看似简单，却很容易被校对者忽略。
- 二是格式错误。如是不是所有段落都做到了首行缩进，该加粗的内容是否全部加粗，整篇公文的行距是否前后一致，等等。有些拟稿者在草拟公文时，会直接从另外一篇文档复制文字，这时就会出现行距不一致的情况。
- 三是文头纸错误。在笔者看来，广义的公文校对包括印发和公开前的所有校对过程。例如，在选择“红头纸”打印或印刷时，要根据公文内容选择正确的文头纸。笔者就曾犯过这样的错误，在打印四份同样的请示时，随手拿了四张文头纸，但没想到第一张和第四张是机关文头纸，中间夹了两张党委文头纸，好在补救及时，才没有酿成大错。
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公文校对要保持政治敏感度 谨防“政治硬伤”
公文姓“公”，由党政机关草拟印发，代表党和政府的形象，因此政治上必须保持绝对正确，不能有丝毫政治错误。
校对者必须具备最基本的政治觉悟，了解一定的政治常识。公文中多少会有一些约定俗成的政治语言，这样的表述一个字都不能改动，比如“新时代中国特色社会主义思想”“监督执纪‘四种形态’” “社会主义核心价值观”。不管是拼音输入法还是五笔输入法，都有可能导致文字错误。笔者看过一份文件，将“省委十三届四次全会”误写成了“省卫士三届四次全会”，这显然是输入拼音词组时出现了错误。假设这是一篇2000字的公文，即使其他1998个字都是对的，因为这两个字的错误，就足以让拟稿者的辛劳付之东流。
政治正确看起来是人人都懂的常识，但必须认真对待，因为一旦发生错误，就不是批评改正这么简单了，而是有可能发酵为严重事件，害人害己。此外，很多机关在机构改革后名称有所变化，例如“卫计委”变成了“卫健委”，“档案局”变成了“档案馆”，这时公文中就不能出现“新瓶装旧酒”的情况。
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公文校对要前后贯通 谨防“搭配硬伤”
公文校对要避免断章取义。第一页校对结束就翻篇了，这样的做法是不可取的，因为不管是内容还是格式，公文必须保持前后一致。好比一个人穿衣服，不能说穿好上衣就随便找条裤子穿上就出门，还要看看上衣和裤子的搭配是否协调。再往细节里说，服装还要和鞋袜、首饰等搭配。这些细节就好比公文的文号、标题、落款等。公文校对要在以下几个方面保持一致：
- 一是事实的前后一致。一篇公文如果多次提到同一件事情、同一个数据，那么前后内容必须完全吻合，不能开头提到“要在2020年前实现某个目标”，到了后面变成了“2030年”。
- 二是序号的前后一致。这里又可细分为两种情况：公文中同一级标题的序号必须是连贯的；开头如果提到了“文章包括四个方面的内容”，那么内容就不能出现三个方面或五个方面。之所以强调这一点，是因为公文在草拟过程中往往会有多个部门、多位领导修改，有时甚至某一内容会被整体删除或添加。这时就要注意，在修改正文时，公文开头的表述也要随之更改，如此才能保持内容的一致性。
- 三是发文机关的前后一致，即发文单位、 落款单位以及印章要保持完全一致。例如，党委发文的落款就不能是机关名称，办公室发文就不能用机关的公章。此外，还有发文时间、日期和星期等方面的一致性，这都要多加注意。需要强调的是：很多机关每年都会印发一常规性公文，比如年度检查、表彰评选等，一些拟稿者往往会在上一年的基础上修改，有时会忘了修改发文字号、发文日期，2019年的文件落款还是2018年，未免贻笑大方。
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公文校对要细而又细 谨防“隐形硬伤”
公文中有一些细节上的“隐形硬伤”，不那么容易被发现，这些错误，就好比一个人乌黑的秀发上落了一小片灰色的树叶，不拿掉一般没人看到，拿掉也没人在意，这就要考验校对者的细心程度了。有时候，一篇公文是否规范，往往体现在这些细枝末节上。内行人不需要通篇阅读，只要快速“扫描”全文，看一下这些细节就知道文章是否过关了。
- 一是字体问题，包括阿拉伯数字、标点符号的字体。《党政机关公文格式》只对文字字体做了要求，并没有明确公文中阿拉伯数字的字体。在笔者看来，数字的字体最好和文字字体相对应，比如黑体的标题中，数字也应该是黑体；仿宋体的正文中，数字也应该是仿宋字体。即使做不到这一点，也要避免在一段正文中，阿拉伯数字出现仿宋、Times New Roman等多种字体。
- 二是标点问题。标点符号，特别是引号、分号，容易出现中文和英文混用的问题，要特别注意。还有发文字号的括号必须是六角括号“〔 〕”，不能是方括号“[ ]”。
- 三是页码问题。标准的页码格式此处不再赘述，需要强调的是：如果公文只有一张纸，则可以不用标页码，标注了反而有画蛇添足之嫌。此外，还有一个细节就是印章。根据规定，印章必须端正、居中，然而在实际工作中，很多机关的印章保管人员由于每天要大量盖章，久而久之就变得“不拘小节”，印章不端正的情况时常出现。这虽无伤大雅，却有损公文的权威性。
公文校对是一项“技术活”，校对者不仅要练就一身本领，确保公文符合最基本的格式要求，而且要练就一双慧眼，善于发现以上四种“硬伤”，如此，才能保证公文的准确性和严肃性。
摘自《组工文萃》2019年第10期
