作者：智阀
标书是投标企业对招标人招标项目的响应与应答，也是招标代理机构对投标企业资质能力的评价依据，评价是否具备资格、是否有能力完成相关项目以及与其他投标人相比谁更合适承担此项目。以设计项目公开招标为例，谈谈标书制作的一些经验与感受。
（一）确定标段和包号
认真阅读招标公告（重点阅读需求一览表）文件，考虑自身竞争能力、限授等情况确定投标标段和包号。另外如果选择太多包号，同时需要完成标书比较多也易造成编制质量下降。（注意事项：千里之行，始于足下，选择真的很重要）
（二）购买标书
截止日前按要求在现场或平台上购买标书，按支付方式支付购买标书的费用。如购买电子版招标文件，需要凭电子钥匙购买招标文件，而电子钥匙办理需要一定时间，应提前办理到位。（注意事项：购买到标书才有资格参加投标）
（三）确定人员
确定投标项目中担任项目经理、参与项目人员和被授权人员。（注意事项：人员均符合招标文件条件）
（四）获取相关文件
按招标文件要求获取公司外部、内部的资信证明文件。（注意事项：有效、完整、超出招标文件预期）
（五）获取相关资料
按招标文件要求获取公司相关业绩及主要参与项目人员的相关资料。（注意事项：有效、完整、超出招标文件预期）
（六）保证金交付
按保证金接收时间完成保证金支付，取得加盖银行印章的电汇凭证原件影印件。（注意事项：标书收口前要取得影印件）
（七）制作电子文档
仔细阅读招标公告及招标文件要求，按规定的投标文件格式、文件成册要求编写报价、技术、商务等投标电子文档。（注意事项：对照招标文件内容要求、评分标准进行电子文档的校对）
（八）打印盖章
将电子文档按所需份数打印出版纸质投标文件。（注意事项：检查纸质打印文件是否有折页、缺页、装订顺序是否有误、文字遮挡等情况，每册都检查，无误后在相应位置签字盖章）
（九）封装盖章
纸质文件检查无误后，核对电子文档的格式，制作彩色二值双层PDF电子文档进行光盘刻录或拷贝到U盘。遵循纸质文件和其他复印文件不同密封的要求，打印好密封袋的封面和封条，分门别类将纸质文件、光盘（U盘）进行封装和标注。（注意事项：对照封装要求进行最后检查，无误后封装并在密封袋相应位置签字盖章）
（十）递交文件
按照递交文件内容、格式和、截止时间及地点要求，将纸质投标文件、电子文件（网上平台上传、U盘、光盘）递交。（注意事项：截止时间前递交）
（一）内容不全
应该要提供的判别材料如报表、业绩、方案、承诺等其他证明文件不全。如合同扫描件页数不够，相关材料的信息不全。
（二）响应不够
投标文件与招标文件规定的偏差描述大多数均填写无偏差，但对技术需求如完成时间、结果、目标等内容响应不深不透。
（三）图片质量不好
1、纸质文件中图片模糊造成关键内容看不到，图片上有黑边甚至是采用手机照片影响阅读。
2、PDF文件模糊、乱码，如财务报告、增值税专用发票证明等即使在电脑中放大仍然无法看清。
3、粘贴的图片有裁剪缺失。
（四）阅读效果不佳
1、电子文档图片横向排列或者不正，在电脑上需要扭头去看，阅读起来比较费劲；
2、光盘很难从放置的盒子中取出来，甚至易割伤到手。
（五）低级错误
提供的文件失效；报价中货币单位不对应；文件签署过程中经常容易签错、漏签、漏盖章；封装不合格等低级错误。
标书是交给招标人、招标代理机构、评标人员等阅读、评审的，其制作有以下原则：能读到、能读懂、能舒服、能说服。
能读到，要求提供的内容应该能读到，该有的内容没有结果就是扣分甚至废标；能读懂，要求提供的内容应该能被理解，文字通俗易懂，响应直接且明确；能舒服，要求提供的内容应该能使评标人员感觉到舒服，结构清晰、内容详实、文字流畅、查阅方便，不应造成困惑；能说服，要求提供的内容应该能使评标人员感觉被说服，符合评标人员的阅读习惯，易产生接受认同感。
（一）包号选择
以服务类的设计招标为例，在包号选择上，选择出行成本较低、招标人环境优良的地点开展设计工作较为理想。具体来说，如可在多个地点进行选择，应选择较为集中的几个地点而不要太分散便于人员调配；如限授包号仅能选择一个时，可选择距离公司办公地交通较为便利的地区；这样可以尽可能减少公司交通费、住宿费,减少员工不必要的交通时间消耗和公司的后勤保障，便于实施过程中员工集中精力完成设计服务工作。
（二）读懂招标文件再开始
弄懂招标公告、招标文件（重点阅读投标人须知前附表、评标办法、否决条件、投标文件格式），多看几遍，每一个条款都很重要。如对招标文件不理解，不要想当然，觉得应该是这样，实在有疑问应该多找几个同事共同理解一下。针对招标人需求，制定与招标文件点对点响应的投标文件，解决招标人的问题，相关内容出现在应该出现的地方。在对项目充分理解的基础上阐述对项目的认识：如项目目的与意义、项目范围、深度目标、可获得的技术成果、自身优势、能力特色、各项保障措施以及相关承诺。标书要做到文字通顺，逻辑性强，准确、全面、专业。有机会多看看同行是怎么写的。以下内容可参考。
1、公司简介：专业能力情况、人员情况（数量、素质）、企业文化、体系认证情况、服务宗旨。
2、商务方案：应包括履约方案、服务承诺，完成过相关类似工程设计的业绩。
3、技术方案：应包括对项目的理解、重点和难点分析、实施的思路和方案、企业管理能力及相关证明文件。
4、认为优于招标文件要求，另外需要加以说明的其他内容。
5、报价，如有必要写出具体的计算过程。
（三）报价技巧
了解项目的客观条件，如工程所在地环境、工期情况，结合自身能力、营销手段制定报价策略。尽可能了解前几次同类项目的投标报价情况，依据报价评分规则，在前几次同类型报价均价上进行考虑上浮或下降几个点。
（四）制作技巧
1、目录制作
按照招标文件目录结构要求先行制作目录和标题，标题分级规范、逻辑合理，能够使评审人员评价较为轻松。养成按照目录对照准备相关资料的习惯，不易遗漏。
2、图片加工
注意每一张图片的质量，图片扫描过程时就要保持扫描件端正，扫描完成后一并剪裁好，因为多数扫描文件是需要多次使用的。粘贴到电子文档中也应摆放端正,并不超过页边距。扫描时设定统一的分辨率如150X150，正式制作电子文档之前，先测试下扫描的图片在双层PDF中是否模糊。
可对图片中结果、结论性内容进行划线提示。如保证金付款回单，对已付的保证金进行划线提示。如财务报表中期末所有者权益、现金、利润等，用红线进行标注。
某些招标需要截屏一些网站图片，截取的图片中信息要完整，截图不全容易造成内容误判。
3、文字引导
可在图片前用文字进行引导性说明或者注释相关信息，降低阅读压力。如质量、环境与其他相关获奖等证书的图片可以采取这样的方式进行提示。
对于数量较多的财务审计报告扫描件，可在图片前用文字说明第几页，共几页。
另外对照评分条件进行导读，必要时制作评分导读表，指出评审内容具体在哪一页。
4、其他内容
评标人员最讨厌的就是一大堆不能得分的材料无条理的堆砌在一起，看的眼花缭乱，心烦意乱。但是如果有可能加深印象的其他证明材料一定要展现出来。
5、排版
想象一下自己在编写一本书（事实上也是），设定好页边距、样式、页眉、页脚、目录、字体、段落等。没有事情的时候，真的要把Word好好练一练。
6、备份
时时保持在不同介质上有备份的电子版。最后几天上午和下午的版本都会有很大区别，阶段性保留些备份总有备无患。
7、PDF文件制作
对重要的标题增加索引制作PDF书签，方便评标人员快速浏览标书文件结构，直接跳跃到相关信息。另外完成的PDF文件建议不要大于50M以便快速打开，在信息量和清晰度上取得平衡。
8、纸质文件制作
打印成品的格式、字体在整体上统一、美观，还要注意不要让表格和图片超过装订线。如果无特别要求，封面最好使用简单的白皮封面，朴素大方。
（五）标书校对
在完成纸质、电子标书文件制作后，都应进行校对。有条理的对校对内容进行整理，并形成备忘和检查记录。细心、细心、再细心，检查、检查、再检查，往往一个细节没有注意就造成返工重做以致于把几个同事几周的加班工作泡汤甚至前功尽弃。在人员配置上最好考虑一人制作，一人校对，一人审核。可从以下四个方面进行校对。
1、内容格式校对，该有的要有，该有的要对。例如取得的资信文件是否在有效期内，内容是否符合要求，文字是否有错别字。
2、签字盖章校对，校对需要什么人签字，签在哪里；盖什么章，盖在哪里。
3、其他废标项校对，废标项要一一落实确认，如报价在几个文件中填写不一致。
4、封装校对，一是校对份数，如正本、副本数量；二是校对投标文件装订要求，如装册要求、页码要求、光盘封装要求等；三是校对封条、密封袋。校对封条格式、密封袋上标明的文字是否与装袋文件一致以及密封袋的签字和盖章。
（六）沟通协调
一般来说，业绩合同资料在市场部，审计报告、资信文件在财务部，用印盖章在办公室，往往因为出差或者其他原因相关工作人员的工作时间、工作地点又不一致，因此要制作好标书，沟通协调显得十分重要。如果你不小心是投标负责人，那么你就要时时刻刻记得时间点，提前向其他人打电话预约他们，督促你需要的材料，因为你不知道会突然发生什么。对于重大项目的投标，还应制定工作计划，细化工作任务，确定工作节点（初稿、定稿、打印、签字盖章、封装、递交）、人员分工等。
（七）文件递交
递交是最后一环，到这个时候往往时间都比较紧张了。纸质文件递交：不能迟到，最好提前一点时间到现场。电子文件递交：如对上传电子文档程序不清楚，一定要找有经验的人先期了解一下，和电脑打交道有时候好累。
到这里投标文件交上去了，先祈祷这次能中，去睡个觉吧，下周一再开始。
有没有签字盖章弄痛了手，吃饭都拿不起筷子；有没有电脑弄花了眼，看不清人；每次都不想再干这个事情了，每次又都折腾到最后才交；好多次赶最后一班火车、飞机，抱着文件奔赴现场；加了几个通宵还要继续赶火车。这就是干投标的感受。
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