现在财务的工作与之前非常不一样,很多数据来源于系统导出或自制的业务表格。每月都有同类的数据,比如银行流水、社保明细、公积金明细、开票明细及自制的业绩表、工资表、考勤表等,那么财会人员每月都要汇总整理这些表格,有没有可以自动合并整理,然后就可以进行多维度数据分析的方法吗?

比如练练要将1-7月分别导出的发票明细进行合并汇总,应该如何处理?我之前是用复制粘贴,把10多个单独的Excel表格复制粘贴到单个Excel表格中,每月都要手工做这样重复的整理工作,而且各类表格还真不少,如果是总部的财务,很可能每天还得汇总各中心的业绩表。

所以我就在想,有没有什么办法可以一键刷新就能将多个同样格式的Excel文件合并加载呢?后来学习了Power Query后,解决了这个问题。

现在就以导出的多个月份的发票数据为例,发票数据文件夹【2022年发票数据导出明细】为1-7月份的发票明细数据,新建的Excel文件【2022发票数据PQ-示例】,用于导入合并加载1-7月份的发票明细数据的表格。

下面为导入文件夹的过程:

新建的Excel文件【2022发票数据PQ-示例】,同时导入文件夹【2022年发票数据导出明细】

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(1)

导入文件夹(注意如果遇到报错,还要查原因,目前练练发现xls格式文件、表格中带特殊格式的文件无法加载,需要手动处理)后打开:

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(2)

转换数据后保留两列:

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(3)

删除其他列后添加自定义列:

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(4)

添加自定义列后录入:=Excel.Workbook([Content]),并点确定

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(5)

点击下图红框:

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(6)

勾选下图红框的Name Date

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(7)

点击下图红框:

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(8)

勾选所有表格:

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(9)

发票数据明细加载成功:

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(10)

1-7月的发票明细数据下载到Power Query 查询器中。经整理清洗数据,导出如下表格,10几个文件直接合并加载到单个Excel文件。

excelpowerquery合并同类项(如何合并加载同样格式的Excel文件)(11)

后续每月的数据保存至文件夹【2022年发票数据导出明细】,然后打开【2022发票数据PQ-示例】,即可以一键合并加载到【2022发票数据PQ-示例】表中,通过整理合并后的表格,我们就可以从多维度去做数据分析、财务分析。

本文为练练实操的案例,虽然整个过程看起来比较繁琐,但是模版建立后我们就可以直接一键刷新合并加载表格。适合所有的财会人员操作处理。

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Vivian_Lin 编辑于2022年8月1日,欢迎留言与转发,感兴趣的朋友也可以在后台私信咨询。

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