本文作者 | 老 松
朋友的团队在年初招了两个毕业生，因为是社群运营的岗位，新人们每天的工作经常被各种琐碎的事情打断，如救火队员一般处理各种临时的需求，经常到了临下班前，才能停下来开始做原本计划内完成的工作。虽然很充实，但经常容易陷入忙乱的状态，如无头苍蝇一般。
每天一到公司就被产品部门和销售部门的同事追着问事情的进展，不断地处理临时需求，忙个不停，但下班后发现其实没干什么，这样的状态，是两个新人入职之初的最真实表现。
从重要紧急程度四象限来说，主要的工作分布在紧急的两个象限：重要且紧急、不重要且紧急。从每天工作的实际情况来看，大部分是不重要且紧急的事情。这类工作，也正是职场中被吐槽最多、存在管理风险且低效的事情。
朋友所在公司的业务处于创业的初期，一直在快速的试错和迭代阶段，势必会走一些弯路。两个新人在经过了初期的“忙茫盲”之后，也开始尝试不同的应对方法：
新人Y踏实一些，习惯把每件新安排的工作都写到纸上，然后在10分钟之后，一件件去做，虽然效率没有明显提高，但从来没有遗漏过事情。新人Z平时更加聪明灵活，习惯立刻去做临时安排的事情，可以立即把结果反馈给其他部门的同事，但有时候难免会遗漏一两件工作任务。
不同的处理方法，有着不同的结果
虽然两个人最初处理事情的方法在结果上差别不大，但在两个月不到的时间，变化就慢慢发生了。
新人A逐渐改变自己的习惯，在接收到工作安排之后，会进行分类，优先处理很紧急的事情，对不那么紧急的事情，会和对方商定一个交付时间，延后去做，力求每件事都会有结论。
新人B力求快速的响应和反馈，接受的工作越来越多，越来越忙，整个人也越来越暴躁。一段时间下来，提升很慢，而且很多杂事都渐渐堆到了他头上。
朋友之前希望多考察一下两个人，观察了一段时间之后，在事态变得两个人无法处理之前，才插手到两个人的日常工作管理中。
其实两个新人在职场初期都犯了一些错误，最核心的问题是：当不能把时间更合理地投入到有输出的工作上时，价值会越来越低，对个人而言进步会越来越慢。
两个人在很多工作任务安排下来之后产生的问题，不只是刚毕业的新人，对于工作很多年的职场老鸟来说，处理起来也有些棘手。
新人A看似踏实不灵活，但走的是一条更加稳健的道路，一旦找到正确的方法就会快速地提高效率。新人B则有一些被动，虽然也很负责任，但方向并不对。这时候朋友插手管理，对两个新人来说，也是很合适的时机。
尤其是当我们进入了一个新的工作环境，新公司的业务内容和风格可能千差万别，作为职场人，需要根据实际的状况，不妥协不抱怨，去拥抱变化，灵活调整。此外，也有好的思维和方法可以帮助我们在这种情况下更加高效地适应、执行和输出。
一个思维，一个方法，每天10分钟，让你效能翻倍
1.一个思维：结构化思维
结构化思维，也有人叫作“金字塔思维”。本质上是用更加系统化的思维，对信息进行整理、提炼、发散和创新，并落地到行动中去。
结构化思维其实是让你在接手立刻去做A任务之后，去思考背后的B任务，以及这个任务可能有哪些具体的或者潜在的可完成目标的项目。
对于成熟的工作内容来说，有着相对健全的结构化工作安排和分工。但对于新的业务模式或者刚进入市场的行业来说，B任务和具有××目标的项目肯定需要自己去不断地死磕，从而探索出方向和结果。
如图1所示，结构化思维其实是一个好的思维习惯，可以通过自上而下或者自下而上的方式，基于目前的信息进行更加深入地思考，把一堆零散的想法，整理归纳成结构化的内容。
图1 结构化思维
结构化思考的结果，或者说经过结构化思考后去推进的任务，才是更有价值的输出。回到朋友团队的例子，输出对运营来说，才是体现价值的最有力度的杠杆。
2.一个方法：10分钟高效任务管理法
在职场中很受欢迎的一种人是做事有条理的人，这种人不但更容易得到领导的赏识，与这种人工作起来也更有效率，更容易产生有价值的结果。但做事有条理并不是天生的，这个习惯虽然有天赋的影响，更多的是他们喜欢在平时有意识地锻炼做事有条理的能力。
比如对于朋友团队的两个新人，在分配任务后的处理习惯上，写在纸上和拿脑子记忆，会带来完全不同的结果。
对于职场新人来说，建立好的工作习惯，往往比做了什么具体事情更重要。朋友根据两个人的特点，介绍了简单但是易操作的10分钟高效任务管理法。
每天下班前，两位新人需要花10分钟时间进行两个任务：梳理今天重点工作的完成情况，并列出明天要做的最重要的3件事。
（1）重点工作完成情况——向上管理
重点工作的完成进度、完成的质量以及结果如何？作为新人的领导，了解重点工作的进展是日常管理工作很重要的一部分。对于新人来说，做好重点工作汇报，是向上管理很重要的内容。
（2）明天最重要的3件事——向下管理
注明具体任务是什么，需要达成的结果是什么，需要哪些资源配合。一般来说，管理者在给新人分配任务的时候，会讲明这件事的具体内容、重要程度以及期望的完成时间。但新人的理解未必能够完全准确，而且如果工作任务过多，也会有遗漏的风险。通过再次确认重点工作，是向下管理、提升团队工作执行效率的小技巧。
使用10分钟任务管理法一个月之后，两位新人对工作任务的管理能力和理解能力都有了明显的提升，会更加主动地思考工作的重要紧急程度，做事也更加高效。
每天10分钟，时间上看似不多，但坚持下去养成真正的工作习惯，也是有挑战的一件事。难度不在于坚持执行这一个任务，而是成为一个做事有条理的职场人。
做事有条理，也是各个阶段的职场人都需要面对的挑战。
转自公众号：HR菁英
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