本文和大家分享如何使用数据有效性,防止在Excel中重复录入数据。这个功能也被称为【数据验证】,视Excel版本而定。

一、案例

如下图所示,需要在A1:D8录入员工信息表,已经录入三行数据。要求为A列“工号”设置数据有效性,一个工号只能录入一次。

数据有效性可以限制重复数据吗(巧用数据有效性)(1)

二、操作步骤

1、选中A2:A8,单击【数据】-【数据验证】,打开【数据验证】对话框。【允许】下拉列表选择“自定义”。

数据有效性可以限制重复数据吗(巧用数据有效性)(2)

2、【公式】框中输入公式 =COUNTIF($A$2:$A$8,A2)=1

数据有效性可以限制重复数据吗(巧用数据有效性)(3)

公式解析:

(1)COUNTIF($A$2:$A$8,A2)=1用于判断A2单元格的工号在A2:A8中出现的次数是否等于1;

(2)注意$A$2:$A$8必须使用绝对引用,A2必须使用相对引用。这样可以确保公式可以判断A2:A8中每个单元格的内容在A2:A8中出现的次数是否等于1。

3、单击【出错警告】选项卡,【标题】框中输入“输入错误”,【错误信息】框中输入“工号不能重复”。

数据有效性可以限制重复数据吗(巧用数据有效性)(4)

单击确定。

当在A5单元格输入重复的工号时,Excel会提示“输入错误”,如下图所示:

数据有效性可以限制重复数据吗(巧用数据有效性)(5)

单击【重试】或【取消】按钮,可以重新录入工号。

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