【ZhaoWu笔记分享】

幻灯片制作报告(让听众积极参与)(1)

有些赫赫有名的商业领袖,比如亚马逊的杰夫·贝佐斯(Jeff Bezos),就禁止在其公司内使用幻灯片来作报告。每当亚马逊的执行人员有提案需要沟通时,他们会把自己的观点写进一份4~6页的材料中,这份材料在公司内被称为“叙事文”(narrative)。会议的前20分钟,参会者会各自阅读这份叙事文。在随后的时间里,汇报者要对大家提出的问题进行回答。

如果你如我们在本书中建议的那样,在制作幻灯片之前写好了故事线,写作这样一份叙事文就信手拈来了——只需要在故事线的基础上在必要的地方插入一些可视化的分析结果就可以了。写作一份简短的材料的方法有一个好处,就是叙事文的结构会强调观点的连续性和深度,而不是把一些事实像自助餐中的菜肴一样简单地罗列出来。观众也有时间去理解故事线的内容,进而对材料的逻辑和支持性证据展开讨论。

还有一种更激进的让听众积极参与的做法是,不告诉他们你的故事 线,让他们先充分思考你收集的数据和进行的分析。为了做到这一点, 有的咨询师会采用展览式的展示方法:把报告做成海报的形式,把海报张贴在会议室的墙上,请管理团队的成员随意走动来阅读海报。与会者可以提问、小范围地讨论或在便利贴上写出意见贴在海报上。随后,咨询师会组织一个全体与会者的讨论,请大家畅所欲言。

这种从证据中归纳观点的做法与我们在本书中所提倡的截然相反: 它允许观众从证据中建构自己的故事线,而不是由问题解决者来讲述。

这一做法更适用于有经验的汇报者和受过良好教育的听众,因为他们有能力抑制住从单一证据中盲目得出结论的本能冲动,可以做到从局部数据中抽离出来,纵观全局。

任何沟通的目的都是传达信息。任何推销解决方案的灵魂都是一个有说服力的故事线。没有一个这样的故事线,再华丽的视觉呈现都徒劳无益,这也是我们坚持要在制作幻灯片之前建构故事线的原因。这看起来只是一个众所周知的建议,但从很多问题解决者设计幻灯片内容的方式来看,这一常识经常被忽视。

要让故事线具有说服力,它需要被易于理解、易于视觉化呈现的证据所支撑。在你完善了故事线,使其具有一个指向行动的核心观点和清晰的主线之后,你就可以选择你想呈现的结果并花时间去设计图表来展示它们。正如我们在第9章所言,故事线可以用自下而上的方法建构, 但最终报告的写作应该是一个自上而下的过程。你用于打造故事线的时间和精力不会白费,在写作最终报告的时候,你会发现之前的努力都是值得的。在制作完整份报告后,你就可以认真选出你想用于汇报的页面, 掌控会议的走向,奔向终极目标,也就是推销你的解决方案。

下一章,我们会通过一个真实的案例来带领你体会问题解决4S法的完整应用。