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今天的干货:

小小,是一位普通的小学老师。

我非常佩服小小老师,因为在她「小学老师」身份的后面,有一个大大的斜杠。

儿童教育讲师;你真棒社群联合创始人;一线教师;青年思维导图讲师;职场特困生帮扶社成员。

目前已经出了两本书,第 3 本正在排版印制中。

但就是这样一个厉害的人,还是被 Excel 的问题给难住了。

这个转折,怎么感觉像是在说:你看,马云这么厉害,还是不会包快递啊 ?!

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(1)

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问题描述

通过提问的方式,就能感受的小小老师的优秀,一下子就看明白了需求。

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(2)

表格放大一点看看:

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▲ 表 1

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▲ 表 2

看完表格,我陷入到了深深的思考:这些表都是弄啥嘞?

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表格分析

还是用 2W1H 的框架梳理一下先。

WHAT,这些表是干啥的?

表 1 的里面,保存的是所有老师的课程排配计划。

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(5)

各个标题的大概意思是:

❶ 星期,就是星期几上课;❷ 课时,今天第几节课;❸ 班级,给哪个班级上课。

据说,这个表是系统里直接导出来的。

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(6)

和表 1 相比,表格 2 的内容没有太大的变化,只是结构上有所调整。

只保留了「1 星期」和「2 课时」这两个标题,因为这是指定班级的课表,后续要粘贴到班级教室后面的。

WHY,为什么要进行转换?

表 1,是一个课程排版总表,方便教务管理人员,全面掌握各个老师的排课状况。

表 2,是单个班级的课程表,方便学生了解课程计划。

所以,从「教务人员」到「学生」的视角转换,让我们需要把表 1 转成表 2 的格式。

HOW,怎么转换表格?

举几个简单的例子,我们来梳理一下转换的思路。

积木:

要把汽车形状的积木,改成飞机的形状,首先要把积木全部拆开,然后重新拼装。

冰块:

要把一个方形的冰块,改成圆形冰块,首先要把冰块化成水,然后重新冰冻。

排课表:

要把排课总表,改成班级单独的课表,首先要把总表拆成一行一行的数据明细,然后重新统计。

如何转换?

那么这个表的转换过程,就清晰了:

❶ 总表拆分。把总表拆成数据明细;❷ 排班统计。根据数据记录,重新统计排班表。

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解决方法

总表拆分 ◆

把总表拆成一条一条的数据明细,这个数据明细是什么样子呢?

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(7)

大概就是上面你看到的样子,每个班级、课时、星期、老师都是一条单独的记录,如果有新的记录,就不断地往下添加。

这也是系统设计中经常用到的「数据库」的概念。

怎么拆分?

拆分的方法有很多,比如 Power Query、方方格子、易用宝等等,都可以实现这个效果。

但是记住一条,千万不要手动复制粘贴。

因为这个表格不是很规范,有双行标题,所以我选择了灵活性更强的「万能输入表」。

❶ 设置模板。

根据表格的排版,设计转换的模板。

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(8)

❷ 转换数据。

模板设计好之后,点击「保存数据」按钮,「万能输入表」就根据字段的位置,自动地把排版总表,变成了一个数据表。

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排班统计 ◆

有了拆分后的数据表,接下来就是根据数据表,制作排班表了。

看到排班表的结构,肯定有人会想到用透视表来完成(我就是那个人)。

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▲ 透视表只做计数统计

但是,正如你看到的效果,透视表统计出来的,是各个老师的排课数量,并不是排课内容。

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▲ 排班表里显示的课时名称

使用 Power query 中的的透视列功能,可以更好地实现这个效果。

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(12)

最后,再根据最终的效果,使用下拉菜单、INDEX 函数,实现动态的筛选,选择班级就能查看对应的课程表:

怎么快速汇总排班表(一篇文章教你看懂)(13)

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总结

看完这篇文章,你肯定会有很多的困惑,这是正常的,因为你需要学会的,应该是下面这些:

数据处理流程。

了解数据处理的过程,总表->数据表->排班表。

数据明细概念。

明白所有的数据格式的源头,都是一个数据明细表(数据库)。

数据汇总工具。

要摆脱手动统计,你需要了解各种工具:Power query,方方格子、易用宝、万能输入表、Power Pivot、Power BI 等等。

工具使我们变得更加强大!

怎么样,这样的表格设计思路,你也学会了吗?

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