文 / 董小琳
一、为了“高效”，你曾做过哪些努力？时间管理，效率提升应该算是近两年比较火的职场热门了。
相信你一定尝试过番茄钟，TO DO LIST，猴子法则……等等。
可效果如何呢？
我特意采访了身边的几位朋友，听听他们使用时间管理工具的感受。
@Mr.张
“我用过番茄钟和四象限法则。感觉刚开始还是挺有效果的，可是很难坚持下去。尤其是番茄钟，20分钟不被打扰，在实际的办公环境里，真的太难了。你又不能挂块‘请勿打扰’的牌子在这，所以慢慢地也就不用了。原来忙成什么样，现在也差不多。”
@高小小
“提高工作效率，我用了把事情集中处理的方法，感觉还不错。比如说，把需要回的邮件集中处理，或者把该打的电话先记下来，然后统一处理。这样效率就上来了。”
“听起来不错呀，可以把这个方法介绍给大家吗？”
“不是我小气啊。你想想，如果所有人都在固定的时间里打电话，不又回到‘你有时间，他没时间’的状态了吗？所以，我这个方法不轻易告诉别人的哟~”
经过一番调查，我发现很多人之所以会感觉工作忙不完，时间不够用，努力改善还没有用的原因是：只重视“战术”上的改进，而忽略了“战略”上的偏差。
这里我推荐一本书，叫《零秒工作》。书中不仅深入分析了低效工作的“战略”问题，而且还给出了很多行之有效的改善“战术”。
从“拖拉机”到“闪电侠”的蜕变，就此开启啦。
二、工作效率低的原因，你中了几条？《零秒工作》的作者赤羽雄二，曾在麦肯锡咨询公司任职14年。然后又从0创办了麦肯锡韩国分公司。
最忙碌的时候，他同时负责10几个项目，每年还要举办50多次公开演讲。
对于我们普通人来说，能按时做完手里的工作，不返工、少加班，就已经不错了。
一手创办公司这样的大工程，作者究竟是怎么保质保量做到的呢？
作者在书中写到：提升工作速度的根本是要提升思考速度。
而妨碍我们思考的原因，大致有3点：
- 管理层无法自己做决定和推进工作；
- 部门内外协调不畅；
- 庞杂冗繁的资料整理工作。
简单总结成一句话：要求不清，协作不利，方法不对。
这里面虽然有老板、同事的因素，但所有问题的解决方法，归根结底还是要从改变自己入手。
毕竟，我们很难左右别人的想法和行为。
下面就具体来说说：到底该怎么提高效率？
书中指出，要实现快速思考、工作，就一定要满足以下8个原则：
形成整体印象，不要过于细致，掌握工作要领，形成良性循环，对改善方法做改善，凡事提前，先行一步，以及尽量避免返工。
好吧，你肯定在想：这能有用吗？
- “避免返工”当然能节省时间。但是，老板让我改，我能不改吗？
- “不要过于细致”，我反复仔细检查还出错了，这不教我们马虎工作吗？
- ……
其实，还真不能单纯从字面上理解。
我们不妨把这8个原则分成3类，总结成“六个字”是：抓大，管小，尽早。
对应这六个字，我给你提供5个实用效率工具。
只要在工作中注意使用，你的工作效率，肯定会有可观的改善。
工具一，建立整体框架。
接到一项任务时，千万别急着开始做。先用黄金思维圈（2W1H）梳理出项目的整体框架，能大幅提升你的工作效率。
这里两个W指的是what和why，也就是要做什么，为什么要做。
1个H是how，是具体的行动方法。
把这3个方面想清楚了，你对工作框架的把握也就基本到位了。
举个例子吧。
假如说，老板找你要上半年的数据分析。
如果你立刻着手做，很快就会陷在海量数据中，找不到头绪，越做越烦躁。
反而，如果你能找到这项任务的2W1H：
- 做什么——梳理上半年数据；
- 为什么——部门半年总结会用；
- 怎么做——从4个关键指标入手，分析出工作的进步和不足。
在这个框架下再着手行动，思路会清晰很多。
工具二，识别关键任务。
还说梳理数据这件事。
什么是关键任务呢？数据全不全，准不准？还是按时提交，别耽误开会？
与已经确定的会议时间相比，数据的完备性反而不是重点了。
当然，能按时完成报表自然最好，可万一时间来不及的话，你最好以“关键任务”为重点，等有时间了，再慢慢完善细节。
工具三，建立标准流程。
爱因斯坦曾说：所谓愚昧就是将同一件事做了一遍又一遍，却希望每次的结果都不一样。
要提升效率，最好的方法就是优化做事的流程和方法，形成良性迭代的循环。
凡是会发生两次的事情，都要总结出标准流程。
比如说，出差。
很多人是在接到通知后，才开始想要带什么，不带什么。
从工作到生活，把所有用品挨个审视一遍，还有可能拉下什么。
那如果我们整理出一个清单，每次都按清单准备，即解决了物品齐不齐的问题，还提升了效率。
甚至，还有人专门弄了一个出差包，接到通知，提起包包就出发，连准备的时间都省了。
工具四，适度脱机工作。
我们谁都不喜欢等别人回信。
但是随时在线，会让你的时间和精力被无限分割，碎成一地渣。
因此，为了保证做事效率，我们还是要适度地脱机工作。
关掉联系人的通知，将手机放在远处，把所有精力放在当下的任务上。
然后当工作告一段落了，或者在午饭、下班前半小时，集中回复邮件、信息。
工具五，周知概要单。
根据你之前梳理出的2W1H3要素，以及关键任务节点，确定在执行任务的过程中，需要哪些部门配合，以及大致的时间安排。这就整理出了标题中说到的“概要单”。
然后，用邮件的形式把概要单发给相关部门，重点“请对方提前做好配合准备”，同时抄送领导。
这样做能带来3个好处：
首先，给配合部门留出充分的准备时间；
第二，侧面向领导确认了你的工作目标，以及时间安排等信息。如果对方觉得不妥，会主动找你沟通修正。也就避免了返工的风险。
另外，在结束阶段，这些文件还能帮助你又快又全地做出总结报告。
在人类的起源地非洲大草原上，猎豹跑不快没饭吃，羚羊跑不快会被吃掉。
“快”是一切生物得以繁衍生息的根本。
然而，脱离野外环境的人类，总被现实中的忙忙碌碌，弄得焦头烂额。
原以为是时间的使用技巧有问题，结果“头痛医头脚痛医脚”，收效甚微。
如果你也正处于这种状态的话，希望今天文章里的“抓大、管小、尽早”6字原则，5个方法，能让你换一种思考方式，华丽变身“职场闪电侠”！
一起加油吧~
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