寇纪东谈公文写作207：我所理解《公文处理工作条例》审核之体式关
寇纪东
公文的体例与格式是指对公文文体、结构、标记、格式和书写材料的规范。一是文体是指公文的语言文字的表达形式；二是结构是指构成公文的各个组成部分，包括标题、正文、附件、发文机关及其印章、签署、发文日期、主送机关、抄送机关、公文编号等；三是标记是指表明某份公文的特殊性质、印制情况与检索途径等的标志；四是格式是指公文的各个组成部分及标记在页面上所处的位置与书写方式，文字的字体、行距及其排列形式，用纸的尺寸规格等；五是书写材料是指公文用纸和墨迹的质量要求等。
体式是指公文的体例格式，。把好公文的格式关，主要是审核文种选用是否正确、格式标准是否规范、是否符合行文规则?
一、规范性
（一）公文文种应符合规定。一是文种名称必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称；二是依据制文机关的级别权限，不可超越职权；三是根据行文关系正确选用文种。行文关系决定文种的使用；四是根据组织系统职能正确使用文种。
（二）公文格式应遵守规定。一是按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》的有关规定，结合党政机关公文格式的实际应用等，对公文格式中的组成要素、版式标准、数据表现形式及用纸标准等作出详细规范；二是标准的实施，有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。
二、准确性
（一）根据发文机关与主要受文者间的工作关系选取所允许的文种和相对应的格式。一是是当双方存在领导与被领导、指导与被指导关系时，可分别选用下行或上行文种和格式；二是当双方存在的只是平行关系（同一系统中的同级机关之间）或不相隶属关系（非同一系统的任何机关之间）时，只能选用平行文种；
（二）根据发文机关的权限选择相应的文种和格式。应明确发文机关职责、权力范围，选择与之相符合的文种、这是因为有一部分公文文种对使用者的权限有明确规定，只有具备相应地位和权力的机关才能选用。如“命令”是一种领导性公文，但并非一切处于领导地位的机关都可以使用。除军队系统之外，只有那些为宪法和其他有关法律明确规定有权发布命令的机关才能使用，如果不按规定选择文种，特别是选用了超越自身权限的文种，会构成越权行为，公文自然也会因失去法律、法规保护而失效。
(三）根据行文目的、要求和表现主题的需要选择文种和格式。就是在相同性质的文种中，选取有助于实现目的和要求，有助于使主题得到正确、鲜明表现的具体文种。在公文文种体系中，有一部分是性质相近或相同但具体用途各异的，它们分别适用于表现不同的公文主题，适用于表明不同的行文目的和对公文阅读、办理、答复、执行等方面的木同要求。
如同属上行文的“报告”"和”请示”，虽性质相同，但在表现主题、表明行文目的和要求方面却有不同的功用。“报告"用于向上级机关汇报工作、反映情况、回答询问等，但不能表现带请示事项的主题内容：“请示”可用于向上级机关请求指示或批准，但不能用于不带请示事项的工作情况汇报。“报告“可提出请求审阅批示或转发等方面的要求，但不能用于请上级允许”自己“去做什么”，也不能请上级“务必答复”；请示则可以提出请求上级应指示或答复的要求。
三、全面性
（一）存在问题。一是涉密公文未标注密级；二是急件未标注“特急”“加急”。公文紧急程度是对公文收文方的提示，目的是要求收文方在规定的时限内处理公文。三是公文标题标点符号多，不符合“公文 标题中除法律、规章名称外，一般不用标点符号”等规定；四是有附件的公文未标注附件说明等。
（二）解决办法 。审核时：一是要全面考虑公文格式要素的使用情况，必要时可以制作公文要素审核表，以备核对使用。二是严格按照国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准（GB/T 9704-2012）（2012年7月1日起正式实施）逐项对表对标，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等认真核实。
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