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采购部是公司最为特殊的一个部门――――负责公司所经营商品的开发、采购、定价、利润及促销品的决策，在公司整个营运体系中具有举足轻重的作用。其主要工作流程有以下几个方面：
1、初级培训流程 2、采购开店流程 3、采购谈判流程
4、采购促销DM流程 5、采购电脑系统培训 6、采购日常工作流程 7、采购数据考核
每家超市的采购部或商品处都有自己的采购工作流程，但是归根到底，却大同小异，其基本理念是基本一致的。
公司对整个采购部的人员的综合素质要求是最高的，所有的采购经理不仅要熟练掌握商品专业知识，还要具有精益求精、勤奋努力、踏踏实实、严密细致的职业道德精神。而开店对一个采购主管的考验也是严峻的，他犹如大海中的舵手，决定了整个公司的一个发展方向。
超市筹备期间，采购部首先考虑的是如何建立商品资源的优势，即所谓的供应商优势。因为商品资源是公司开拓销售市场的前提，也是推动企业发展壮大的决定因素之一。因此企业要在开业前奠定自身的经营优势，就必须强化采购的业务管理，如何建立一支高素质和高效率的采购队伍，是超市经营者首要考虑的问题。而对采购队伍进行专业培训，熟悉本公司的企业宗旨和规章制度则是第一步工作：
采购培训及商品结构的确定
一、 公司制度培训。（详见员工手册） 时间为3天左右
二、 商品专业知识培训
要做一名优秀的采购经理必须熟悉自己所要经营的商品，你只有自己是商品的行家，才能很明确地确定自己部门所经营商品的明细情况，才能做到主次分明，才能与你的合作伙伴有商品上的“共同语言”。
时间需要为7天或者更多。
三、 详细的商圈竞争对手的市调工作。
通过市场调查，分析竞争对手的商品结构，根据竞争对手的商品陈列及促销情况，确定自己柜组的主营商品。写出详细的采购经理市调报告，并上报采购处处长。这个过程是不间断地进行的，一直到超市开业之后。 时间需要为7天――15天 附采购经理市调报告要求
四、 超市货架商品陈列图纸的制作 这项工作是整个商品谈判的基础工作，也是体现采购经理前段工作业绩的体现，每个采购经理都要认真地分析自己部门的货架资源，结合自己的商品类别表，综合自己市调的结果，进行商品资源的分配，直到细化到每个单品。（由采购处长对商品的正常货架和端架、堆头进行部门分配） 时间为7天
这个阶段需要1个月的时间
供应商谈判流程
所有采购经理的综合素质都将在谈判桌上得到完全、充分地体现。而与厂家的谈判工作又是非常艰苦的，特别是KA谈判。所以采购经理必须把谈判前的准备工作做到百分之百的完善。
一、 根据公司总经理室的年度销售计划和财务部预算的理论毛利及费用支出和资金使用计划，采购部来确定整个公司经营商品的综合毛利率和资金使用天数及各项通道费指标。企划部制定本公司的年度DM促销计划，并把DM商品的收费标准由总经理室签署后转到采购部。
二、由采购部的部长、处长对采购领取的指标和年度DM促销计划进行明细的分配，并与财务共同商议结算方式和通道费项目，具体明细详见采购手册。
三、商品与供应商的对应
根据市场调查报告和商品货架图，进行商品与供应商的对应工作，并同时对供应商的资料进行初步了解。
四、每个采购经理根据上级下达的结算和通道费指标，进行层层分解，根据自己部门经营商品的具体情况并落实到供应商上。（包括端架和堆头的分配）
五、与供应商进行初步谈判，并做好谈判记录
1、谈判的原则：平等互利原则、信用原则、相容原则。
2、谈判的准备：准备好本公司的宣传图册及其他的一些宣传材料。
3、谈判目的：让对方了解自己的超市状况及发展方向；了解供应商在当地与其他竞争对手的合作情况，及他的一些企业和商品的情况。
最初的谈判时间不要过长，最好控制在15---20分钟。
六、KA谈判资料的整理
对初步的供应商进行分类，可以分为A\B\C三类
A、即所谓的KA,(重点供应商)采购经理要对KA要单独进行详细地调查和分析 ，主要包括以下几个方面：
1、 KA经营商品的商品价格
2、 与其它竞争对手的主要合作条件（包括帐期、返利和其它促销费用）
3、 对方年度促销计划的基本内容
4、 其它的情况（经济实力、配送能力、售后服务等） 实际上正是这些KA,确保了超市80％的销售业绩。
B、一般的供应商，即所谓的“绿叶”型企业，是公司的供应商资料库中不可缺少的一部分，这类供应商的业绩不会太大，但是所经营商品的门类很多，对这部分的供应商整理工作比KA的困难度要小一点，但是也需要采购经理充分重视。
C、备用供应商，即合作条件不是很成熟的的厂家，只要求采购经理充分熟悉，要于对方进行不间断的交流，但是暂不做签约准备，只是作为备用供应商。
七、KA谈判要点：
1、 谈判对象：要与对方的主要负责人进行直接谈判，不要与其它的非决策人员进行不必要的沟通，以免过早地泄漏自己的谈判目的。
2、 谈判心理：采购经理要保持心态的绝对平衡，永远不能在谈判对手面前明确表现自己的具体态度。（特别是在与规模比较大的厂家谈判时，如可口可乐、百事等） 3、 谈判时间：35分钟之内
4、 谈判内容：
1签约合同的涉及内容（结算方式和返利政策及销售奖励政策、商品服务等）
2年度促销计划的制定（有的超市可以为6个月）
3通道费的谈判。（明确双方的交易条件如进场费、DM费、新品费、堆头费、灯箱费等）
4 DM促销的具体规定。（一定要向对方解释的清清楚楚，否则会引起不必要的麻烦，详见DM操作流程。）
5、 谈判方式：
1首先做一名忠实的聆听者，并仔细地分析对方的阐述，抓住其要点和漏洞。适当地予以对方的漏洞进行含蓄地反击。
2向对方明确表示本公司的经营优势及雄厚的经济实力和强大的投资背景。
3尽量不要让谈判冷场，在具体问题僵持不下时，适当地转换话题或明确表示此次谈判时间已到，改天再继续进行谈判。
4尽量多地让厂商进行具体表态。
5谈判不能进入死角。
6采购经理可以适当地把对方市场主要竞争对手与我公司的谈判结果，略带夸张地透露给对方，给予对方适当的谈判压力。
7作好谈判记录，并对分歧比较大的KA作单独记录。
6、 对于经过多次谈判，分歧还是比较大的KA，采购经理必须将谈判的具体情况如实向采购处长汇报，然后由采购处长与采购经理共同分析谈判纪要，适当地修改自己的谈判计划，降低自己一部分不是很重要的谈判要求，以便双方能共同让步，达成共识。
7、 B类的供应商谈判请效仿KA。
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