志愿者是许多活动中的重要组成部分,他们无偿贡献自己的时间和精力,保证活动或者项目的顺利进行。本文作者复盘了自己参与过的一个志愿者组织项目,总结了一些关于流程控制的经验,与你分享。

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前段时间刚负责了一个,和疫情息息相关的项目(某地区志愿者)。现在全国各大省份或城市,基本都会有相应的志愿者组织,以及志愿者活动,特别是志愿抗疫活动,参与度和关注度都是最高的。

下面就延展来介绍下此类型的项目特点和流程控制。

一、项目介绍

在介绍前,先给大家普及几个基本概念。

  • 志愿者:又叫义工,是参与志愿活动的主要用户
  • 志愿者组织:是经政府部门审批通过的志愿者组织或团体,支持挂靠企业、政府单位等形式
  • 志愿者活动:又叫志愿者项目,由组织管理员发起、审批并管理,志愿者可以参加活动

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二、项目目标

这是一个政府单位牵头的项目,延展开来说,有可能是省级或市级的项目,然后再按市-区-街道-社区-小区进行划分,关联对应的义工或义工组织,然后以组织或项目为单位,对考勤工时、活动信息等进行维护管理。

对此项目而言,项目目标主要有:

  • 平台化:建立“互联网 志愿者”新服务工作体系,创建全国志愿服务标杆平台
  • 智能化:通过数字化信息管理手段,为管理者提供决策依据,同时通过移动端应用,完成用户智能考勤闭环,降低管理漏洞风险,提高平台整体管理效率和水平
  • 标准化:通过标准化的管理,推动对组织、项目、志愿者的精细化管理,体现志愿者服务的参与价值和平台价值,为社会传播正能量
  • 产品化:通过此项目形成自己的Saas化产品,用于将来向其他地区推荐此类型项目
三、解决方案

项目一方面要求,系统可以承载,受疫情影响下的高并发用户量,还要求整体平台的形象升级,和功能体验优化的服务升级,下面重点讲下功能升级的部分,如图:

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1. 功能架构

平台所有用户都需要进行身份认证,一方面可以提升用户数据的有效性,而且还可以一定程度提高用户账号的安全性。系统主要的服务用户为志愿者和组织(管理员),同时两者也是参与业务流程控制的核心对象,其通过在不同的产品端口提交数据,形成整体业务的连接和闭环。

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2. 流程控制

2.1 明确业务对象

在进行流程设计之前,首先要明确参与业务的对象有哪些,本项目中主要包含志愿者、组织、活动、后台账号。

需要说明的是,志愿者、活动和后台账号都依赖于组织的存在,为了便于统一管理,又需要从组织里,将其抽离且封装成一个新的对象,目的是为了能够更好的参与到实际业务之中。

志愿者:

志愿者在成为志愿者之前,首先得注册成普通用户,然后通过完成实名认证,确认主组织归属,方可成为预备志愿者。在成为预备志愿者之前是不能参与活动的,当参加活动的服务时长满足边界值时,将由预备志愿者成为正式志愿者,正式志愿者可以享受平台对应的权益。

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组织(管理员):

组织有两种创建方式,提交创建申请后,只有指定的组织才有审批权限,组织审批通过后,系统会自动生成组织主管理员账号。

主管理员可以管理组织内的一切事务,包括志愿者、活动、子组织以及普通管理员,由于本篇文章只着重介绍主流程,其中的更细化的子流程,这里就不再做详细讲解,后面的内容会提供思路。

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2. 2 拆解核心业务状态

活动

活动在整个系统中的状态,将直接影响对活动的流程控制,根据业务场景及需求的不同,对活动状态作了如下区分。

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活动的状态之所以要这么划分,主要考虑到以下几个方面:

  • 项目状态:用于区分活动的正常、已结束,归档为正常情况下的结束,关闭为异常情况下的结束。同时定义了只有归档的活动数据,才纳入有效数据统计范围,否则将视为无效数据
  • 业务状态:主要是对正常活动,在业务流转过程中的进一步细化,使得活动得以按流程有序进行

2.3 将对象和业务串行连接

在整个平台当中,志愿者活动为核心业务主导,它是所有参与用户的纽带,活动由组织管理员创建,再由上级组织审批,发布成功后,志愿者可以按日期、排班班次报名、参加活动。

简易流程如下:

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1)子流程控制

对于志愿者的报名、签到、签退、后台账号创建等子流程,也可以按照这种思路去进行拆解细化,使得整个流程控制的逻辑更加完整。

下面以后台账号的创建流程,作为示例提供参考思路。

2)后台账号的构造流程

后台账号即为组织管理员账号,账号的功能权限由创建时绑定的角色类型来决定,角色类型又和菜单管理进行强关联,再加上组织树的层级结构,实现对整个后台账号的管理。

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3)平台价值延伸或功能拓展

对社会而言,志愿活动具有以下几点意义:

  • 是传递爱心,传播文明。
  • 是有助于建立和谐社会。
  • 是促进社会进步。

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由此可见,志愿者作为活动的主要参与用户,对社会和平台都创造了不可估量的价值。而平台也希望更多的新成员能够加入其中,因此对于志愿者的福利或激励也不可或缺。除了目前的住房指标、积分入户、入学升学有利好外,还可以通过对用户的服务时长进行分层,对用户提供时间币兑换、捐赠,实物兑换,荣誉勋章申请,专属福利优惠等福利或激励措施,让平台得以健康发展。

在后期功能拓展时,也需要结合前面所提到的三点,按照业务需求或方案,对流程进行控制,以达到新功能的不违和感,同时在系统目标不变的情况下,使整个系统更加的和谐统一。

感兴趣的你,也可以为此类公益项目建言献策,为公益出了一份自己的力。

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