采购人员对其经办的产品，若能了解材料来源，组合过程，基本功能，品质，用途，成本等，将有助于供应商的沟通，并避免吃亏上当。有了专业知识，采购人员就更能主动开发新来源或替代品，且有助于降低采购成本。
除此之外，采购员需要了解购买的物品，了解产品的原理，性能要求，了解市场行情，价格走势，需要了解供应商的实力，供应商报价的合理性，实地考查供应保证能力，需要极强的谈判能力和计划能力，有能力在保证供应的同时保证价格和品质标准。
总的来说，作为专业采购员，需要掌握至少一门符合企业实际需要的采购内容的专业，而非会计和英语等专业。 采购员职责范围 采购工作职责 采购的任务是确保企业生产所需的物料，在必要的时候，将必要的数量，以适当的品质，价格进货，从而维持正常的生产活动，使企业配置的资源充分发挥功效，不会因采购不适而造成机器，厂房闲置，作业人员停工待料，生产中继等企业蒙受损失的现象。而要达成以上任务，采购员必须明了自己的职责。
关于一个优秀的采购员须承担的责任，主要有以下几个部分：采购计划与需求确认，供应商选择与管理，采购数量控制，采购品质控制，采购价格控制，交货期控制，采购成本控制，采购合同管理，采购记录管理。
采购业务实施流程 采购流程是采购员的主要工作内容，但往往有许多新上任的采购员因为对采购的流程不熟悉，对采购工作无从下手，或进行采购活动时错漏百出，甚至给企业带来无法挽回的损失。所以采购员在进行采购活动之前，对采购流程进行熟悉和了解是十分重要的。
流程：收集信息－询价－比价，议价－评估－索样－决定－请购－订购－协调与沟通－催交－进货验收－清理付款。5R原则企业采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？采购专家提出应用“5R”原则指导企业采购活动，也就是在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处买回所需数量物品的活动。
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一、适价（Right Price） 价格永远是采购活动中的敏感焦点，企业在采购中最关心的要点之一就是采购能节省多少采购资金，因此采购人员不得不把相当多的时间与精力放在跟供应商的“砍价”上。物品的价格与该物品的种类、是否为长期购买、是否为大量购买及市场供求关系有关，同时与采购人员对该物品的市场状况熟悉状况也有关系，如果采购人员未能把握市场脉搏，供应商在报价时就有可能“蒙骗”采购人员。
一个合适的价格往往要经过以下几个环节的努力才能获得。多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应该要求一些新供应商报价。企业与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，企业就会对该物品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。比价：俗话说“货比三家”，因为专业采购所买的东西可能是一台价值百万或千万元的设备或年采购金额达千万元的零部件，这就要求采购人员必须谨慎行事。
由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同,故采购人员必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较,只有这样才能得到真实可信的比较结果。议价：经过比价环节后,筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深入沟通,不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”
但是，如果采购物品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。定价：经过上述三个环节后，买卖双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。这两、三个供应商的价格可能相同，也可能不同。
二、适质（Right Quality） 一个不重视品质的企业在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足，一个优秀的采购人员不仅要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定物品品质。
采购物品品质达不到使用要求的严重后果是显而易见的：来料品质不良，往往导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的管理费用。来料品质不良，往往在重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；
来料品质不良，导致生产线返工增多，降低产品质量、降低生产效率；因来料品质不良而导致生产计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度；若因来料品质不良引起客户退货，有可能令企业蒙受余种损失，严重的还会丢失客户。
三、适时（Right Time） 企业已安排好生产计划，若原材料未能如期达到，往往会引起企业内部混乱，即产生停工待料，当产品不能按计划出货时，会引起客户强烈不满。若原材料提前太多时间买回来放在仓库里等着生产，又会造成库存过多，大量积压采购资金，这是企业很忌讳的事情，故采购人员要扮演协调者与监督者的角色，去促使供应商按预定时间交货。对某些企业来讲，交货时机很重要。
四、适量（Right Quantity） 批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。
五、适地（Right Place） 天时不如地利，企业往往容易在与距离较近的供应商的合作中取得主动权，企业在选择试点供应商时最好选择近距离供应商来实施。近距离供货不仅使得买卖双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低采购物流成本。
越来越多的企业甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到企业所需的大部分供应商，对企业长期的发展有着不可估量的作用。
采购人员都有这样的体会，就是在实际的采购工作中很难将上述“5R”中的一个方面时，就要牺牲其他方面。
例如，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到它的客户身上。因此，采购人员必须综观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商合理报价。总之，只有综合考虑才能实现最佳采购，这需要采购实施人员在长期的实际操作中积累经验。
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