日本几百家集团公司,其实是由六大财团管控。这些财团,每月都开一次总结会议,也叫“经理会”,每次一天,选在星期中间的时间,即星期三、星期四;地点一般选在居酒屋;会议的氛围很轻松的,是最高权力的会议。
三菱财团由28家集团组成,经理会称“金曜会”,是每月第二个星期五聚会。三井财团由25家集团组成,经理会称“二木会”,是每月第二个星期四聚会。三和财团由44家集团组成,经理会称“三水会”,是每月第三个星期三聚会。劝银财团由48家集团组成,经理会称“三金会”,是每月第三个星期五聚会。(这些数据来源于笔者2015年初收集)。
这些会,就是典型的月度节奏会议。
月度会议认知
中小民营企业的月度会议,是排行第一的管理会议。
许多公司可能不开战略会议,老板一个人说了就算。可能不开季度会议,可能不开早会 夕会,可能不开周例会,但每月必有一次(月度)会议。
节奏思维
回看上周的文章,“经营节点在于周”就会明白,周例会是节点,月度会议是节奏。一年的战略发展曲线是由50个节点组成,也是由12个节奏线段连接而成的,这12条线段是由4条大的线段组成。
本书中有十多个曲线的模型图,都是思维的曲线,都是表达一种节奏。
本文都是围绕着月度会议的“氛围曲线”而撰写,书籍和手册是以操作和应用来撰写。书籍只需应用,本文需要理解。
月度会议流程
月度会议要开出节奏感,要在六大环节下功夫。
所谓六,是易经的六个爻辞。
第一环节,暖场环节。
开场前先用音乐把场暖好。
可以安排内部著名歌星、舞王或笑星表演一个节目,由此拉开帷幕。
节目是为了让大家放松,新人借此了解公司,融入环境。
暖场让氛围从0开始升温。
第二环节,奖罚环节。
对上个月内容进行表彰和惩罚。先个人后团队。接下来是PK兑现。
兑现有三个细项:一是会前实现,例如剃光头,开会前把头剃好。二是在会中实现,例如奖励手机,现场直接交给对方。惩罚做俯卧撑、倒立,在会议期间完成。三是会后实现,例如给部门带早餐。
奖励环节能将氛围推升到极点,惩罚环节也能将氛围降至冰点。(这是承诺兑现,契约精神,同情心不要在此泛滥)。
第三环节,总结环节。
业务型公司总结上月目标达成情况,服务型公司总结项目完成进度。
接下来总结公司TOP10、TOP20客户关系情况。
分析市场、消费者、竞争对手的实际情况,要务实,不要编造。
总结环节层层递进,氛围平衡推进。
第四环节,目标环节。
通过分析,制定出下个月的目标。
目标制定有三个原则。
第一原则是“跳起来摘桃子”,通过120分努力完成100分目标。
第二原则是“说到做到”,不能轻易修改。许多老板像鬼一样,制定业绩目标时,怂恿员工,哄抬目标,定的很Happy,结局很Low。
第三个原则是“提前定”,会议现场只是誓师而已。
目标环节是平静对待,氛围稍有降低。
第五环节,誓师环节。
目标定好,还要定出奖罚。庄重,严肃的誓师。在氛围上,正好与颁奖相反。
誓师内容非常简单,主要讲四句“自我确认”的话,下个月的目标、达成的奖励、达不成的惩罚、目标口号,宣誓人某某某。
誓师环节是冷静和严肃的部分,氛围会下降。(此时如果有笑场,是非常可笑的事情)。
第六环节,动员环节。
誓师讲“自我确认”的话,动员是“领导勉励”的话。
有些领导的动员非常简短,讲完就散会。
有些领导动员过程非常悠长,会后安排聚餐,让大家举起酒杯,再次动员。有时,还会在聚餐之后KTV,继续动员。
动员环节是收尾环节,要将氛围推到最High,会议由此闭幕。
总之,六个环节,有高潮、有低谷、有平和、有交锋,有极点,有冰点,都是正常的曲线。不要想着高潮不断,那是年会的晚会环节。
会议第二天,把会议内容呈现出来,目标打印出来贴在墙上,业绩画到文化墙上,PK内容写到龙虎榜上,誓师照片贴在梦想板上。这就是会议的结束,工作的开始。
月度会议操作
月度会议要开出节奏感,有七项创新内容:
(操作步骤见书籍和手册,以下只讨论思维点)
1、会议时间
时间确定有三关键点。
A、大体时间是每月的下旬,不是月度最后一天。
B、选择星期的中间,例如日本财团的经理会,选择星期三或星期四。
C、提前通知,如果时间更改,越早通知越好。
另外,要根据会议时间配置茶点物资。
半天会议,中间要休息一次,要配上水果、茶水、饮料。
一天会议,中午要准备好行政套餐,有午休时间。
两天会议,要准备好住宿。
如果是效外召开月度会议,一定留出一天,玩的尽兴,否则就浪费了效外时间。
事实上,笔者也希望数字能铭记于心,但现在从业人员,关注点能有多少在工作上,公司数据能有多少能记得,他们花多少钱都不记得。反正他们常年不缺钱,80初的我是搞不懂的。
2、会议场地
月度会议可选三种场地。
公司会议室,酒店会议室,效外度假村。
A、公司会议室:自家地盘,做一下桌椅摆设。适合常规无主题的月度会议。
B、酒店会议室:适合有特殊主题的月度会议,要喷一个海报,一条横幅,若干易拉宝。既然选了酒店,当然要做些情景。
C、旅游度假村:优点是吃住一体,心情放松,还是旅游的福利。集体爬山,在山顶上开会。集体游泳,在沙滩上开会。集体逛公园,在草地上开会。可以带一条横幅,拍照使用。
总之,要选择有感觉的地方,没感觉的会议都在浪费时间。切忌在职场区开月度会议,低头工作,抬头就是会议,无法营造会议氛围。
3、会议物资
月度会议有三种类型的物资。
A、主题性资源:如条幅,背景板等。想省事就设计一张图片,用投影仪投在墙上。
B、变化性资源:奖品、奖杯、奖状、现金等。封装好,开奖时打开。
C、无形物资:如音乐。不同音乐营造不同氛围,不同人员上台播放不同的音乐。
4、会议统筹人
一般由部门经理担当。
统筹人有三大立场。
A、公司立场:明白公司本月的目标,在经营上有什么影响。
B、部门立场:懂得跨部门之间合作化。
C、个人立场:良好的控场能力,敢于要求任何参会者发言,还能阻止啰嗦的人闭嘴。
有这三个立场,很快可以晋升总监或营运副总,很快就能操办季度或半年度的会议。
没这些立场,就是“苦力强”,做多少都是苦劳。
5、会议主持人
会议主持人有相应栏目的文章。
在此提三个注意事项。
A、主持人可以向统筹人申请,有意愿就有机会。
B、(月度会议)主持人读错几个字,念错一个成语,打个喷嚏,麦拿不好,没什么大不了。也不需要强大的控场能力,能看懂统筹人眼色就行(提交交流好)。
C、成熟主持人或金牌主持人,留在季度或年度的会议上吧,金牌主持人不就是从失误中进步的吗?
6、会议宣讲人
内部开会,都叫宣讲人,不是演讲人。
宣讲人有三大职责。
A、主题发言,有总结、归纳、分析,要展示图表、曲线、市场分布图;有计划、有问题,有应对策略。说白了,发言要有理有据。
B、共同约定:懂得与员工共同约定一个目标,奖罚。
C、演绎能力:枯燥的数字也能是动听的案例诠释,保证大家不在PPT中睡去。
7、会议记录人
月度以上级别的会议记录人非常重要,哪怕大家都带了记事本,也必须有专职记录人。
记录人三个注意点。
A、选择相关人员担当,不要麻烦前台或行政。
B、打字快,会后快速整理出观点、目标计划、细则。当天就在内部发送。
C、内容发布,经过领导审核,对外的内容写成新闻稿,在网站、内刊、微信公众平台宣传。(以前是用邮件群发,现在微信公众号当天就发出内容了)。
张晓东,《向会议要结果(全彩图解版)》,人民邮电出版社。
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