为了有效地执行和完成您的任务，您手头需要有所需的信息。DocuWare 在几秒钟内为您的团队提供有关客户、项目或业务流程的全面信息。
灵活的搜索输入个别搜索词或从下拉列表中选择关键字，使用占位符和逻辑链接，并搜索文档内容以及索引数据。结果立即以列表 形式提供，您可以根据需要进行排序。相关文档会根据需要相互链接。
文件夹视图如果您也喜欢将文档分类到文件夹中，那么您可以使用 DocuWare 轻松地做到这一点。将文档映射到任何文件夹结构中，并同时使用多个项目文件，每个文件包含相同版本的文档，不会出现多次。
从其他程序搜索通过将功能强大的 DocuWare 搜索功能直接集成到其他程序中，可以实现最高效率。例如，您可以直接从 ERP 访问发票和交付记录，直接从人力资源软件访问人事文件，从 CRM 访问客户通信，或从 Outlook 访问存档电子邮件和相关信息。
显示在 DocuWare 查看器中，您可以通过 Mac、PC 或 Linux 上的任何浏览器打开文档，无论用于创建的程序如何。翻阅文档、旋转或缩放页面，或将文本复制到剪贴板。许多编辑功能也可用。
编辑将注释、评论或图章附加到文档或突出显示重要内容。文档本身通过覆盖技术保持不变。或者，在原始程序中打开和编辑文档，并将它们直接保存回存档中。根据设置情况，DocuWare 会自动创建一个新版本。
共享信息下载文档，打印出来并通过直接从 DocuWare 中打开电子邮件转发。或者发送和共享到个人文档或列表的链接，而不是大型的电子邮件附件。这还确保了只有那些有权查看内容的人才可以访问这些内容。
独立存档使用 DocuWare Request 专门组装文档或选择整个文件柜以将它们提供给审计员、外部员工或其他服务提供商。使用集成的浏览器，他们可以搜索和查看文档——无需DocuWare 或其他附加软件。
顺畅的信息流是每个生产过程的基础。自动执行任何基于文档的任务，从高效的重新提交到复杂的审批工作流程，让您的团队在跨组织和部门的工作中畅通无阻。
具有列表的任务管理
通过自动汇总当前信息的通知和列表来简化和加速重复性任务。DocuWare 中的列表会在新的交货单到达或合同在未来12周内到期时立即更新。
这可以确保您随时了解最新动态和截止日期。使用 DocuWare 任务管理器可以有效地组织团队中的简单信息流程。
用于复杂流程的工作流管理器可以使用 DocuWare Workflow Manager 控制具有分支决策点和多级 if-then 规则的业务流程。通过直观的可视化设计器自动化发票处理、人力资源或销售中全面而复杂的业务流程，并定义在某些文档处理情况发生时应该发生的情况。安装自动化控制和计算功能，并行组织任务，配置条件，设定截止日期，任命代表并单独限制单个代理或用户组的行动范围。
要执行的任务将自动出现在 DocuWare 任务中你也可以不受限制地执行这些任务。
DocuWare 旨在连接您 IT 生态系统中的任何应用程序。 与 CRM、ERP 或 HR 系统的稳定集成使流程数字化而不中断并保持数据同步成为可能。无论您使用什么程序来创建、接收和处理内容，这都能确保您快速、安全地获得所需的信息。
从简单逐步的配置到自定义编程，DocuWare 提供了多种与其他应用程序无缝通信的方法。 这些方法是部署在本地还是部署在云端没有区别。
向任意方向进行的数据交换在您的 IT 系统中已提供有关索引和工作流操作的大量信息。使用 Autoindex 将数据导入 DocuWare 并消除烦人的手动输入，例如通过在过帐期间使用发票处理中的数据自动填充您的 ERP。 DocuWare Autoindex 可以访问各种数据源、数据库或有限的数据库视图、DocuWare 文件柜或简单的 CSV 文件。
用户界面筛选从只需单击一下即可从任何程序访问存档文档。DocuWare Smart Connect 从程序界面读取预定义的内容并将其用于搜索或索引。对于无缝文档访问和目标信息，应用程序中会显示一个覆盖字段。只需几个步骤即可配置所需的设置。不需要编程。
URL集成创建指向 DocuWare 元素（例如搜索字段和列表）的 URL 链接，并将它们嵌入任何应用程序或您的 Intranet 中以获取快速信息。
DocuWare 平台提供先进的数基础设施，以确保信息的机密性、完整性和可用性。 控制您的文档和数据会发生什么，并确保它们将被安全地捕获、处理和存储，以免被滥用或丢失。
业务连续性确保在发生硬件崩溃或自然灾难时，能够恢复业务关键型数据和文档。DocuWare作为一种云解决方案，保证了最大的可用性和可靠性。基于微软的Azure，所有的数据都是AES加密的，存储在欧盟或美国的高性能数据中心，并镜像三次。DocuWare 支持本地解决方案的通用数据库和相关备份技术。DocuWare服务可以并行安装在多台服务器计算机上，以增强负载分配和可靠性。
免于损失在 DocuWare 中存档的文档不会消失在错误的文件、混乱的文件目录或个人电子邮件帐户中。 结构化索引数据的集中归档与强大的全文索引相结合，确保信息始终可靠且完整。 即使是加密病毒也没有机会使信息在 DocuWare 中无法使用。 由于精心设计的架构，即使是受感染的客户端计算机也不会在文档访问期间对存档造成任何损坏。
访问权限给您的员工他们各自任务所需的确切权利，并控制谁可以查看、编辑、导出和删除哪些文档以及在哪个上下文中。为了便于实现，DocuWare 提供了您分配给每个用户的预定义组、角色和概要文件。高度机密的数据也可以被加密，因此即使是系统管理员也无法访问它。
可追溯性和数据保护满足 HIPAA、Sarbanes-Oxley 或 GDPR 等合规性要求。 DocuWare 提供可靠的程序来确保您的业务信息的完整性。 强大的日志记录和分析功能让您可以控制文档版本、更改和工作流程。 复杂的权限结构、安全的数据捕获、明确控制的流程和不可更改的系统条目可防止文档丢失、滥用和操纵。
3、灵活的部署选项
将 DocuWare 用作 SaaS 云服务、传统的本地软件或分布在混合设置中 —— 不会影响系统特性或功能。预配置的云解决方案使您能够立即开始数字化中央业务领域。
DocuWare Cloud借助 DocuWare Cloud，您可以充分利用我们的内容服务作为一种前景广阔的 SaaS 解决方案，而无需担心服务器硬件、复杂的 IT 责任或高昂的初始投资。DocuWare Cloud 为不同规模的企业提供灵活的许可证，并为您提供最大的安全性、可扩展性和可用性。自动更新和备份可确保您的系统始终处于最新状态。每个订阅都包含全部功能，包括智能索引、工作流管理器、DocuWare 表单和所有其他应用程序。您只需决定需要多少用户许可证和多少存储空间。
预配置的云解决方案通过我们为特定团队或关键应用程序（例如发票处理或数字文件和人事管理工作流程）预先配置的解决方案，可以非常快速、有针对性地进入办公自动化。您无需自己规划这些流程的数字化并配置“空的”DocuWare 系统，而是从基于 DocuWare Cloud 的最佳实践解决方案开始，您只需几个步骤即可适应您自己的要求。 实施通常不会超过几天。通过每个预配置的解决方案，您可以获得全方位的 DocuWare 云服务。
DocuWare 作为一个本地解决方案如果您的企业自身拥有强大的 IT 资源，那么在您自己的数据中心内部署和维护文档管理和工作流解决方案以及其他应用程序可能是有意义的。 DocuWare 在多种负载共享配置中支持 Microsoft SQL、MySQL 和 Oracle 数据库。根据您企业的要求和规模，为您选择合适的服务器许可证，并在需要时使用附加模块扩展包含的标准功能。
云、本地和混合混合模型是另一种可能性，它将云中的服务与本地本地软件相结合。例如，DocuWare云可以用作本地系统的文档存储备份，或者本地系统可以在云中使用智能索引，或者 DocuWare 云部署可以与本地 ERP 集成。信息可以顺利而无缝地移动，而不影响生产力。
功能总结DocuWare在云和本地部署之间维护核心功能对等。DocuWare Cloud 中以及在本地交付 DocuWare 时，所有文档管理和工作流程自动化功能都可用。
“从纯粹的存档解决方案转变为基于集成工作流的文档管理系统对我们的组织来说是一个令人难以置信的改进。 因此，我们显着改善了处理时间和我们集团提供的服务量.”BERT VAN OSHB MUNTERS 集团运营经理
“展望未来，我们知道越来越多的关键业务信息将存储在 DocuWare 中。 我们已经看到将 DocuWare 作为我们 IT 环境中的一个关键元素带来的积极成果。”MOLLY MALONE卡博特石油和天然气公司，经理
“我们选择实施 DocuWare Cloud 是为了避免给我们的内部 IT 员工带来负担，并且能够在公司办公室以及 30 个远程位置快速部署和实施该解决方案。 实施云系统是实现某些东西并使其尽可能无缝且易于使用的最快方式。”EMILIA O’BRIENCULINAIRE INTERNATIONAL公司会计经理
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