Excel可以实现的功能很多,但是有些功能千万别乱用,否则只会降低工作效率!

分享几点个人习惯,能够帮助大家在用Excel做数据分析时更快速。

  1. 少用合并单元格
  2. 不要整列整行的去填充颜色
  3. 工作数据的统计最好不要用插入批注
  4. 不要把Excel当做记事簿
  5. 不用多余的空格和空行
  6. 活用数据透视表
  7. 养成冻结窗口的习惯
  8. 设置自动保存 善用快捷键
  9. 表格的运算符
01 少用合并单元格

合并单元格会起到一定的视觉归类效果,但是不利于统计筛选处理数据,所以要分情况使用。

举个例子:

如下图需要筛选产品D的1-3月及合计的相关数据,有合并单元格就没办法进行筛选。

筛选前的表格数据:

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(1)

筛选后变成了这样:

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(2)

因为产品D虽然合并了单元格,其实默认还是在A14单元格的位置,所以筛选出来只显示了1月份一个月的数据,正确做法步骤如下:

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(3)

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(4)

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(5)

这样一设置,筛选产品D即可正常显示所有月份及合计的数据,如下图:

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(6)

02 不要整列整行填充颜色

不要一整列或一整行去填充颜色,而是只填充需要填充的部分,最好是自动填充,这样一来才达到了填充的目的——快速定位所需数据。

设置步骤:

类型:使用公式确定.... 为符合..框中输入公式 =$A2="完成" 点击格式按钮,设置填充色为绿色。

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(7)

完成效果如下:

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(8)

03 工作数据的统计最好不要用插入批注

工作数据的统计,尤其是做账,最好不要用插入批注。因为在分析或进行关系匹配时,批注的内容是不便提取计算的,而且打印的时候批注里面的内容也打印不出来。

批注的作用是做某些说明使用,但统计数据,注意是统计数据时,尽量不用批注,因为批注里面的信息无法匹配计算。

04 不要把Excel当做记事簿

一个单元格一个属性,尤其是数字与单位分离,方便以后进行数据筛选、整合。

05 不要用多余的空格和空行

比如要对齐不同字数的单元格,不要去敲空格,只需要在“对齐方式”中选择“分散对齐”即可。

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(9)

06 活用数据透视表

最好学会并活用这几个函数,比如:IF,SUMIF,COUNTIF,VLOOKUP。

  • IF:用于判断满足或不满足某些条件时,得到或执行想要的结果。
  • SUMIF:求货品的采购总量,出入库总量,总体积重量,用SUMIF。
  • COUNTIF:求货品的采购次数,入库次数,发货次数,用COUNTIF。
  • VLOOKUP:匹配货品的单价,库位,规格,条码等信息用VLOOKUP。

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(10)

07 养成冻结窗口的习惯

冻结窗口或冻结首行,尤其数据量大的时候,向下滚动界面的时候,还能看到标题,好与内容一一对应。

08 设置自动保存

第一种自动保存,在“文件”—“选项”—“保存”中,将“保存自动恢复信息时间间隔”设置成1分钟或5分钟。

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(11)

第二种快捷键保存,Ctrl S。

09 表格的运算符

EXCEL表格函数公式由很多运算符连接组成计算,只有了解运算符才能看懂公式,下面介绍运算符来把基础打好:

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(12)

最后分享一份Excel常用快捷键合集:

excel新手学会这三个技巧 这些Excel技巧一定要记牢(13)

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