我们都知道会议纪要与会议记录不同。
但我在线下辅导学员的时候，发现大家对会议纪要的处理，仅仅是把会议记录从记录纸上，录入到电脑中，改个标题、格式就完事了。这样处理显然是不够的。
正确的做法是十六个字：提取关键、合并同类、链接逻辑、润色文字。
所谓提取关键，就是把会议记录中的一段文字的关键点提取出来，而一些与会议无关的内容或者开会发言人员的口头语要剔除。
所谓合并同类，就是把具有相同意思表述的内容进行合并，不必重复纪要。
所谓链接逻辑，就是我们需要按照正常的逻辑重新进行整理。
开会时，尤其是讨论得比较激烈时，与会人员往往不会按照会议的流程、要求或者是发言稿进行，而是你一言我一语地展开讨论。逻辑上肯定会有前后矛盾、因果颠倒的情况发生。
所谓润色文字，就是把原先的口语变成书面文字。
开会发言时肯定是用的口头语，而我们在会议记录时也往往是原封不动地记录下来。但是会议纪要作为法定公文、正式文件下发，在文字上需要进行必要润色。
正确的做法是十六个字，而错误的做法也有十六个字，分别是：断章取义、主观臆测、以偏概全、自作主张。
- 所谓断章取义，就是没有纪要完全，概括了会议发言人员部分的意思。
- 所谓主观臆测，就是你根据发言人的表面语义，去过度揣摩发言人的意图，认为他应该是这样意思。
- 所谓以偏概全，就是你用部分人的发言来涵盖了会议的全部的内容。
- 所谓自作主张，就更为严重了——会议发言人压根就没有这个意思的表示，当你直接写进了会议纪要。
以上这四种情况，咱们一定要避免。否则就有可能闹笑话，甚至是出事故。
我们来举个例子：
四位领导在开会，讨论销售人员的相关问题，于是有了以下发言：
- 张总：诶，那各位领导，据我这段时间的观察，销售人员工作积极性不太高嘛，做事情拖拖拉拉的。
- 李总：是的，张总，好几个团队的人员做事情都懒懒散散的。另外，销售人员都一股脑反映说这个绩效奖金的区分度不大。
- 王总：老李啊，我看了一下数据，最近销售人员的任务达标率一直往下走。
- 郑总：总体来说，我觉得是咱们针对销售人员的绩效考核过于细了，让员工们难以抓住重点导致的。
- 张总：是的。
- 李总：没错，我也这么认为。
- 王总：对、对、对、对，问题在这。
我们用咱们刚才提到的十六个字来进行总结、概括：
第一，提取关键。
四位领导发言的主旨分别是：销售人员工作积极性不够、绩效奖金区分度不大、任务达标率走低、绩效考核过于细碎，难以抓住重点。
第二，合并同类。
比如张总、李总都提到了销售员工积极性不够高，做事拖拉、懒散，那么这块意思的表述可以合并。
第三，链接逻辑。
不难发现，如果综合四位领导的意思，这个事件的逻辑应该是：绩效考核过于细碎导致，难以抓住重点，导致奖金区分度不大，进而让大家工作积极性不够，使得任务完成率下降。
第四，文字润色。
在原来的会议记录中，充斥着大量口语，比如：“诶”、“那”、“嘛”、 “老李”、“一股脑”、“往下走”、“咱们”等，这些应该删除，或者修改为书面语。
我们看一下最终的会议纪要：
与会人员指出：由于绩效考核过于细碎，难以抓住重点导致奖金区分度不大，使得销售人员工作积极性不够，进而产生了任务达标率持续走低的情况。
在线下授课的时候，有学员做这个练习，直接写了“由于绩效考核不合理”。
这就属于主观臆测或者是自作主张了。
在会议中，领导的表达仅仅是考核较为细碎，并没有“绩效考核不合理”的表述。
如果你在会议纪要中写成了“绩效考核不合理”，而会议纪要又下发给了人力资源部的总监，那他看到以后，就有可能去修改绩效考核的体系了。
这就相当于是给未参会人员，一个方向性的误导。
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