会议纪要是根据会议记录、会议情况以及各种会议资料，进行综合整理，形成的一种具有纪实性、指导性的公文，是贯彻落实会议精神、指导工作、解决问题、交流经验的重要工具。
会议纪要适用于记载会议主要情况和议定事项，是法定公文之一，也是党政机关、团体、企事业单位常用的公文文种。
会议纪要与会议记录都与会议有关，但会议纪要是在会议记录的基础上，经过综合提炼形成的，两者有着很大的区别。
一是性质不同。会议记录是会议的原始材料，是会议召开情况的真实记录，不是正式公文，一般不公开，不需要传达或传阅，只能作为内部资料存档和备查，可以作为研究问题和检查总结的依据。会议纪要是正式的公文，需要在一定范围内传达或传阅，并要求贯彻执行。
二是写法不同。会议记录只要求按照会议的内容原原本本地记录，真实反映原文原意，越详细越好，是一种客观纪实性材料。会议纪要形成于会议之后，是在会议记录的基础上加工整理而成的，不需要把所有的会议内容写进去，而要集中反映会议的精神实质和主要内容，具有政策性、选择性、提要性和概括性。
三是功效不同。会议记录作为资料和凭证保存，不向上级报送，也不向下级分发，不具备指导工作的作用。会议纪要作为正式公文，可以报送，也可以分发，对工作具有指导作用。
会议纪要具有高度凝练、条理性强、概括性强等特点。具体地说主要体现在以下几个方面：
一是内容纪实。会议纪要如实地反映会议内容，客观真实地反映会议情况，不能脱离会议实际，不能加工改造，不能虚构创作。
二是高度凝练。会议纪要根据会议实际情况，围绕会议主旨及主要成果进行整理、提炼和概括，重点放在会议的成果上，而无须关注会议的过程。
三是行文条理。针对会议内容、会议材料以及议定的事项进行分层次、分类别的概括和归纳，做到条理分明、眉目清晰、逻辑清楚。
四是表达特殊。会议纪要反映与会人员集体的意志和意向，一般采用第三人称写法，常以“会议”作为表述主体。多使用“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等习惯用语。
会议纪要根据所起作用的不同，一般可以分为四类。
第一类，办公会议纪要。主要用于记载、反映和传达领导办公会议做出的重要决策、决定和决议事项。如市（县）长办公会议、总经理办公会议等。会议涉及有关部门的工作，可将会议纪要发给他们，并要求其执行。
第二类，工作会议纪要。主要用于传达重要的工作会议的主要精神和议定事项，有较强的政策性和指示性。
第三类，协调会议纪要。用于记载协调性会议、双边或多边会议有关内容及其所取得的共识、议定的事项等情况，对与会各方有一定的约束力。常用于工作协调会议或者部门联席会议等。
第四类，研讨会议纪要。主要记载和反映各种专业会议、学术性会议、讨论性会议、总结交流性会议、经验分享性会议的研讨和研究情况。多用于职能部门或学术研究机构召开的专业会议、学术研讨会议。这类会议纪要的写作要求全面客观，除反映主流意见外，如有不同意见，也应整理进去。
会议纪要由标题和正文组成。
1.标题。标题有三种形式。
第一种，“会议名称＋纪要”，如《周工作例会会议纪要》，这类标题最为常见。
第二种，“发文机关名称＋议题＋纪要”，如《XX公司安全生产工作会议纪要》。
第三种，“正标题＋副标题”，正标题提出问题或反映会议主旨，副标题标示召开会议的机关、会议名称和文种，如《生产经营成效显著——XX公司2022年生产经营工作会议纪要》，这种标题常见于报刊发表的会议纪要。
2.正文。会议纪要的正文一般由前言、主体和结尾三个部分组成。
前言主要交代会议的概况，包括会议时间、地点、主持人、发言人、会议的目的和任务、主要议题等。
主体部分是纪要的核心内容，决定着纪要的质量。主体部分按照逻辑关系可以分成三个部分。第一部分是会议精神，由“会议认为”等导语开头，主要叙述工作的总体情况、重要意义和主要原则等。
第二部分是会议成果，由“会议明确”“会议决定”等导语开头，主要写会议的决策和部署，包括如何解决问题，如何开展工作等。
第三部分是会议要求，由“会议要求”“会议强调”等导语开头，主要写具体工作安排和各部门需要承担的具体工作任务等。
这三部分内容要分层次整理叙述，做到逻辑清楚、条理清晰、层次分明，不张冠李戴。
结尾部分要标注出席人员、列席人员、缺席人员信息和文件公开属性等。结尾不需要标注发文机关，一般也没有附件。这与其他公文略有不同。
,
