所谓工作邮件，就是工作中的书面正式表达，这种表达对人的职业生涯至关重要。
随着微信、钉钉、飞书等即时通讯软件在职场的应用中越来越普及，很多打工人认为不再需要写工作邮件了，这其实是个误解。
我们今天口头非正式表达的工具越来越多，甚至也像白纸黑字一样有保存功能，但工作中的书面正式表达，仍然是非常重要的。
事实上，今天不擅长写邮件的人会更容易遇到职业发展的天花板，这样的人不仅容易被人误解，而且别人可能不把你的事情当回事，久而久之就会耽误自己的业绩。对比其他表达方式，邮件有三大优势，分别是便于追踪、表达精确和正式有效。
回到古代，司马光跟王安石虽然同朝为官，还是会一来一回地写《与王介甫书》和《答司马谏议书》；大臣虽然上朝见得到皇上，也要写正规的奏折递上去。
中国古代有很多大臣，能够做到位极人臣，主要是奏章和来往批复的文件写得好。比如，明朝前后两任首辅大臣夏言和严嵩，就是靠文章上位的。据说后来严嵩失宠，也是因为自己老了写不动了，儿子严世蕃怠惰，不替他认真写。
要写好一封工作邮件，我们需要知道什么该写，什么不能写？邮件适用哪些工作场景，如何让邮件的表达变得准确而得体？以下我们手把手教你写好商业邮件。
哪些情况不能写邮件？1. 不想留底的不要写
这倒不完全是为了将来赖账，而是有些东西根本不能留底。比如：讨论涉及到法律结果的问题。千万不能用工作邮件讨论，例如，“如果我们这么做，是否会侵权，是否会违法”等等。这种文字将来到了法庭上，就会被认作“明知故犯”的证据。
2. 没有深思熟虑的不要写
很多人想问题没有想清楚，就通过邮件的方式说出去了。当想清楚之后觉得不妥时，改变想法吧，怕人说打脸，不改变吧，损失更大，两边为难。
3. 负面的东西不要写，特别是气话。
比如：一些人没有得到领导提拔，没有跟客户达成交易，写邮件撒气。这不仅没有帮助，还授人以柄。如果当面吵架过后后悔了，最坏情况是道个歉，还有挽回余地。留下书面的文字总在提醒别人一些不愉快的经历。
4. 太复杂的东西不要写
不是说完全不能写，而是用写邮件的方式讨论这种问题效率太低，邮件里讨论来讨论去，既浪费时间，又增加误解。这种时候最好的办法是当面讲，不行就电话讲。
5. 太紧急的情况不要写
如果事情紧急、突发，需要对方在第一时间知悉的，可以先通过电话沟通，随后把细节在邮件中描述清楚再发送给对方。
哪些情况应该要写邮件？1. 重要的、需要留底的话
比如：你的老板承诺你做完这个项目就提拔你，他或许当时真的是在认真考虑这件事，但是真等到你做完了，可能过去半年时间了，单位的情况发生了些许变化。他可能在考虑提拔别人，可能那一年名额有限，总之他对你的口头承诺恐怕要泡汤。
如果你去问他，两个人口说无凭，你只要认倒霉了。对于这种情况，即便事先说好了，也要留下书面文字。
比较好的做法是，在你们谈完话之后，你以感谢他的名义写一封邮件给他。在邮件中不妨这么说：“感谢领导对我的信任，把如此重要的任务交给我，而且承诺在完成任务后提拔我。我一定努力完成好任务，不辜负您的期望和栽培。”
这时只要老板没有说“我没有打算提拔你”这样的话，他就是默认了你说的一切。
工作关系不可能总是在蜜月期，做这样的记录能确保你在公司的权益。
2. 重要但大家又懒得写的备忘
在一个规范的单位里，部门里开一个会之后，应该发一份备忘录，告诉大家会上都讨论了什么内容、有什么结论、哪些议题没有结论，等等。
这件事大家常常懒得做，因为毕竟写上千字的备忘录需要花点时间，结果第二次开会，发现前一次开会的问题都没有解决。
这时候，不妨主动要求自己承担起这个任务。这有两个好处：
第一，让部门里的人关注自己，特别是上级，他们其实需要这样一份留底的书面材料；
第二，站在整个部门的角度想问题。如果一个人真想被提升，想管理更大的部门，就要从做这种事情开始，才会学会管理，才会有全局观。
3. 重要的通知和安排
上级正式通知下级一件事情，比如提升、调岗、新的工作安排、审批回复等等，不能发微信或者口头通知一下，即使口头通知了，也需要有个用书面文字再说一遍。
反过来，下面的人要请示工作、汇报工作，向各部门或上级发出需求，也需要书面表达。
怎么写好一封得体的邮件？1. 明确写邮件的目的
用书面文字进行沟通，必须清晰地把自己发邮件的目的说清楚。
很多人读邮件通常是扫一眼内容，看不到自己觉得特别重要的事情，很多时候就把它扔到一边回头再看，但其实回头也不会看。
好的邮件的标题有两个特点，一是“呼唤你”，二是“愉悦你”。
所谓“呼唤你”，就是让读者感受到邮件的呼唤，从而付诸行动。
> 一是强调所需。
在标题栏，注明你想要读者所付出的行动，让他意识到，这件事的紧急和重要。
《5月12日会议纪要》→《5月12日会后行动方案，请批示》
> 二是重要提示。
在标题栏，注明“紧急”或“重要”等字眼引起读者注意，但需要慎重使用。
至于“愉悦你”，就是是激发兴趣，在标题中加入让读者感兴趣的元素。
2. 一封邮件只讲一件事
一封邮件最好只讲一件事，如果是好几件事，就用多封邮件。这个原则对邮件来讲至关重要，但很多人意识不到，这是由我们今天的工作方式决定的。
你也可能会有这样的经验：常会有人从中间加入某一个话题的讨论，或者需要把邮件转发给第三方。
如果一封邮件讨论了三个话题，加入进来的人只是参加第二个话题的讨论，第一和第三个话题的内容让他看到就是多余。
站在主管的角度想，如果一个部门里不少人围绕着某封邮件讨论，那是很花时间的事情，这时要讨论的内容越聚焦越好。如果一封邮件有好多主题，大家难免会扯到其他主题上，造成不必要的发散。最后如果工作邮件经常需要保留，每一个主题一封邮件也更便于管理和查找。
3. 避免使用负面的、命令式的词汇
负面的、否定的、强硬的词汇，会给人带来压迫感，产生抵触情绪。
（原）需求没有经过评审，不能进行排期。
（改）我们需要在下周一进行需求评审后，才能确定排期，届时给您答复。
负面的用词很容易让人把重点放到不好的那一部分，而忽略了真正需要有效传达的意思。
（原）我们这周做不了决定，得等到下周一上午。
（改）我们会在周一上午第一时间做出决定。
在职场中，尤其是跨部门的邮件沟通
“必须、立即、赶快”等命令式词汇容易让人产生强烈的不适感和抗拒心理， 只写“可以做、应该做的“，不写”不可以做、没有做到的”。
4. 妥善转发邮件
转发这个功能，你一定已经很熟悉了，这里我和你强调的是一些容易被忽视的点。
（1）邮件内容要适合转发
在你将邮件转发给第三者之前，一定要谨慎且反复地思考：这个内容是否必须让他知道，而他又是否合适介入这件事。
（2）邮件内容需进行删减后转发
如果邮件里有敏感信息、或无关紧要的内容，就删除掉，这样收件人读起来会更加顺畅。
（3）重要邮件先征求发件人同意
如果你转发的是非常重要的邮件、或者是涉及保密的邮件，一定要亲自得到发件者的同意后再转发。
1. 注意邮件编写的顺序
创建新邮件的正确顺序：
- 第一步：先添加附件
- 第二步：写正文
- 第三步：写主题
- 最后一步：才是添加收件人。
这样的次序能让你避免误发邮件、少加附件等失误带来的尴尬。
2. 如何追踪已发的邮件
把邮件发送出去后，怎么知道邮件是否发送成功，对方是否收到呢？这里，你可以设置邮件跟踪，追踪邮件是否被对方所接收或阅读。
Outlook、阿里邮等软件有两个功能，一个“请求送达回执”，另一个是“请求已读回执”。
前者是在邮件的送达反馈，后者是在收件人的阅读反馈。
另外，必须提醒你：如果是非常重要及紧急的工作，最好要通过电话，短信方式，主动追踪邮件的送达。
今天我们说了工作场合的正式邮件，这种正式的书面表达，依然是一个人职业发展的重要技能。重要的备忘、通知和需要留底的话，最好通过工作邮件传递。
写好工作邮件，要把重要的事放在前面，尽量一封邮件只讲一件事情，还要注意视收件人的不同，来决定自己的主观表达，最后我们还给出了几个邮件编写和发送的小技巧，希望对您有帮助。
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