注:本文为《王小菜学会计》教程的一部分,版权为本文作者所有。

做任何事情,都要依靠一定的工具、材料,做账也一样。什么,做手指操不需要工具、材料?错,做手指操,手指就是你的工具、材料!

事实上,做账用的电脑和软件,公司早就统一购买了;账本、凭证等材料,财务经理张方也已经采购好了。现在,经财务经理张方提议,出于谨慎和锻炼新人的目的,本年度的账采用手工账和电脑账并行的模式,具体由小菜负责实施,财务经理张方负责会计审核工作。

会计新手做账注意事项(会计做账需要准备什么资料)(1)

图2-4 手工账所需物料

(一)凭证相关资料

这里说的凭证相关资料,是指原始凭证和记账凭证相关的资料,包括:

1.记账凭证。手工账记账凭证的格式多种多样,但都包含凭证类型、凭证编号、附件张数、记账日期、摘要、会计科目、金额以及经管人员签字等要素;

2.凭证封面、封底,以及凭证包角纸。这几项资料是装订会计凭证时使用的;

3.增值税征税/扣税凭证封面。企业的增值税进项发票抵扣联等征税/扣税凭证,需要收妥保管,按期装订,装订时应加上增值税征税/扣税凭证封面;

4.费用报销单、差旅费报销单。这是用来归集企业的日常办公费用以及差旅费等费用的;

5.其它资料,如借支单、收据等,可以视情况购买,或临时设计打印。

(二)账簿

账簿也叫账本。手工账账簿一般是购买印制好的成品,包括订本式账簿和活页式账簿。一般现金日记账和银行存款日记账是订本式的,其它账簿可以采用活页式账簿。账簿包括:

1.现金日记账;

2.银行存款日记账;

3.三栏式明细账;

4.多栏式明细账;

5.数量金额明细账;

6.固定资产明细账;

7.总账。

此外,还有销售明细账、应交增值税明细账等账簿,可以根据企业需要选购,也可以使用其它账簿代替。

(三)报表相关资料

报表相关资料包括会计报表和相关报表,可以购买现成表格,也可以自己画表使用,具体包含:

1.科目汇总表。该表用于汇总一个月的会计凭证,又成凭证汇总表;

2.试算平衡表。该表用于总账登记完毕之后,将当期所有总账科目余额、发生额填入表格,测试当期账目是否平衡;

3.资产负债表。用于填报资产负债表数据;

4.利润表。用于填报利润表数据。

此外,根据《企业会计准则》的规定,企业需按期填报资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表、附注等财务报表,故除上述报表及相关资料外,做手工账时也可以根据需要酌情购买其它报表。

(四)物料

除账、表等资料外,做手工账需要使用书写和装订所需的工具和物料,具体如:

1.黑色签字笔,用于正常签字、填写账簿等;

2.红色签字笔,用于更正账簿内容以及填写负数金额;

3.直尺,用于划线等;

4.装订线、燕尾夹、固体胶等,用于装订凭证、账簿。

此外,订书机、锥子、裁纸刀等小工具也是有用。

其实,上述手工账物料并非全部都是必须品。东西是死的,人是活的。手头没有的东西,有些可以想办法自己制作。

二、电脑账所需设备、软件及资料

做电脑账和手工账不一样。做电脑账所需资料简单多了,但配置电脑账所需设备、软件和资料的成本要远远高于手工账。时至今日,成本已经不是问题,效率才是最重要的。

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图2-5 电脑账所需物料

如上图所示,做电脑账所需设备、资料,可以分为设备、软件和物料三类,具体如下:

(一)设备

做电脑账的设备可繁可简,最简单的要求是要有电脑和打印机,至于其它设备,属于可有可无、能够克服的范畴。

1.电脑。做账用的电脑要求不高,普通的电脑都能适用。但结合财务软件的特点和应用场景,对电脑的配置还是有一定要求,比如单机使用财务软件,购买一台电脑就可以了;如需多名会计联合分工做账,就需要购买多台电脑;另外,如使用SAAS模式的在线软件,还需要电脑能上网;

2.打印机。打印机是账簿数据输出的重要装备。记账凭证、账簿、报表等资料,都需要通过打印,形成纸质资料册,由公司长期保管。从工作效率出发,打印机一般选用喷墨打印机或激光打印机。

3.其它设备,如复印机、扫描仪、装订机等。

(二)软件

做电脑账最核心的工具是软件,确切说是财务软件。财务软件也称会计软件,它是一组代替手工进行会计核算的计算机应用程序。时至今日,财务软件的应用已非常普及,软件功能日趋完善,应用模式日趋方便。如下图所示,财务软件有多种类型:

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图2-6 财务软件的类型

1.按通用程度划分,财务软件可分为通用财务软件和专用财务软件。通用软件适用于多数用户或多家用户,专用软件又称为定点开发软件,为某家用户专门定制;

2.按功能层次划分,可分为核算型会计软件与管理型会计软件。核算型会计软件一般只包含总账系统和报表系统功能,管理型软件(ERP)则超出了会计软件的范畴,除会计功能外,还包含了采购、销售、人事、后勤等方面的管理功能;

3.按用户数及用户关联度划分,可分为单用户会计软件和网络多用户会计软件。后者在处于同一局域网或经互联网授权连接的用户可以互动,登录和管理同一个会计账套。

财务软件厂家、品牌众多,常见的有用友通、金蝶KIS、管家婆财貌双全、速度3000等,这些软件都能帮助企业实现财务核算的功能。

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图2-7 常见财务软件

数年前,国内某知名软件厂商推出了一款SAAS模式(在线应用模式)的财务软件,该软件紧扣会计准则,功能全面,操作简洁,界面优美,逻辑严密,是一款不可多得的好软件。在忽老师的极力推荐之下,云南兴盛商贸有限公司采用了这款软件。该软件的特点是:

1.连接互联网、使用浏览器登录官方网站,在官方网站订购会计软件并联网使用软件。软件的客户端即是用户的电脑,软件端口为浏览器;

2.软件的数据、运算服务器等由软件厂商掌控,客户端电脑可以定期下载备份;

3.除应用模式的不同之外,网站会计软件的功能、操作界面和便捷程度等与其他会计软件大同小异。

除了财务软件,办公软件如OFFICE等,也是会计人员经常使用的软件。

(三)物料

和手工账一样,做电脑账也需要购买一些物料,供会计办公使用,如签字笔、直尺、装订线、胶水、凭证封面等等。还是那句话,东西是死的,人是活的,手头没有的东西,现用现买好了。

三、本教程所需资料

为同时做手工账和电脑账,完成张经理的部署,小菜整理出做账所需设备、软件、工具、材料的清单,并注明哪些已经购买,哪些尚未购买。尚未购买的部分,报提请公司集中采购。

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表2-1 会计所需物料清单

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