这样组织项目周例会
周例会，是项目经理最常见组织和参与的会议，其主要目的是总结上周工作，安排下周工作。周例会的输入主要是组内各成员（或者组长）的整理，当然包括项目经理的自身输入。我们需要周会与成员一起面对面地感受到项目的整体状态、重要问题、下一步目标，更需要借此对项目当前重要问题达成一致，可以有小幅度的讨论，并形成下一步工作事项。如果仅仅为了同步，发邮件即可。
项目经理组织的周会，主要包括全体项目成员周会、组长周会和跨职能团队周会。全体项目成员周会－技术研发类项目本身以研发人员为主体，周会以所有人员的状态和项目信息同步为主，时间控制在半小时到一小时内，有些项目会增加小组成果分享，时间会比较长些；组长周会是目前占比最高的周会形式，一般都会有，更多存在于产品类项目中。各组同步状态、风险、跨团队合作等，同时了解产品线最新情况以及讨论重要产品事宜，比如产品发布情况、产品演进情况；跨职能部门周会，主要是产品、运营、商务等多方周会，运营商务需要了解产品功能和关键时间点以准备和调整运营计划，产品项目需要了解运营计划以把握好研发里程碑和验收，日常沟通合作中需要协调配合的事项也很多，也确实需要定期的讨论决策。
大部分项目整体情况可以通过项目经理事先的收集来直接做整体概述，对于部分方向性小组可以简单汇报主要工作和主要问题。要求主要干系人提前写好周总结，项目经理负责汇总。汇总后内容覆盖：本周目标达成情况和下周的目标、本周工作中形成的优势和缺点，不足如何改进、下周达成目标的具体措施和承诺等。当然对全体类可以增加一些快速分享环节，比如对一些好的做法，要及时转化为制度、流程进行推广，实现价值最大化。
组织者可以对会议规则进行约定：比如会议长度不超过一个半小时，对参加会议迟到者的应按制度进行处罚，比如站着参会或发红包、与会人员发言，应限定时间最多五分钟等、严格的会议时间等。会议频率也需要留意，比如双周会、月会还是周会，都需要根据实际情况来，比如有每日站会可能就不需要每周开例会等。会议上主持者、汇报人和所有参与者合适的比例是1:1:1，项目经理作为主持者，不让唱独角戏的事情发生，贯穿会议始终，保持会议节奏，快速讨论紧急问题。当然其它例行的事情还包括：预定会议室、应对突发事件、完善会议规则和及时通知到位、对每次会议的跟进点和关键点进行优先级跟踪等。
哪些事情不该来周会讨论呢？急事不适合周会讨论，要第一时间当下拍板！非跨团队的问题不适合周会讨论！纯执行细节问题不适合周会讨论！大方向决策问题不适合周会讨论！跨团队的，涉及项目整体计划或者协同配合型的问题，或者中长期改进型问题，适合放在周会上讨论。项目经理可以在收集整体状态过程中识别到此类问题，也需要在周会过程中随机应变地发起对“火花”型问题的快速讨论。这样的讨论，不需要在周会时明确所有的细节，大家有共识并有行动落实方向和对应负责人。
总之，和其他会议一样，项目周例会的会前准备、会中控制、会后跟踪都是会议的一部分。会后跟进讨论细节，下次会议同步上次会议的跟进结果，有跟进事项的全体列表和优先级，确保完成沟通闭环。对自己喜欢增加的分享环节，随时留意分享材料，最好形成一定的输入模式和分享池，加上偶尔的灵机一动，才能处理得越来越应手。
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