一个规范的企业，所拥有的经营证照、资质证书、资格证书、发明专利、与资质有关的个人证件等证照成千上万，这些证照都是企业实力的重要体现。因管理不善，经常会出现过期而不自知、查找困难、借还不知去向等尴尬情况，如何有效管理、快速维护好这些证照，为企业的生产经营活动提供及时高效的证照管理服务，已是摆在企业面前的一项非常紧迫且重要的工作。
证照方面普遍存在一些共性的问题，例如：
如何对证照进行分类？
如何根据使用部门的职责职能划分证照的使用权限？
怎样管理可以使我们能快速的查阅或存取证照，又不会造成不知去向等问题？
怎样的应用方式能保障证照的使用安全？
……
其实很多企业都非常清楚以上的问题，纷纷出台管理制度，以求实现规范化的证照管理：
1、 证照及资料由专人负责统一保管
1） 证照保管、登记、备案。保管所有证照避免丢失或损坏，如出现立刻向主管领导报告，并及时办理证照的挂失和补办手续，同时追责相关责任。
来让小编给您出几招：
怎么实现适合企业的证照管理分类？
企业可以根据管理需要及实际情况，按证照的性质、类型，或者按公司的管理部门自由定义分类。所以，每个公司都可以自已定义符合自己的证照管理分类方式，例如某集团先按照经营单位（总公司、分公司和分支机构）为大类，再按证照性质分为基础类证照、生产经营类证照、资产权益类、项目许可类等证照分类。
可以自由分类才是王道，每个企业的证照应用场景都有所区别，自由的分类才可以完全匹配到实际的管理要求。
怎么实现规范化的证照管理？
第一，我们要定义证照的相关属性。例如：证照编号、责任人、发证机关、状态、有效期、存放位置等。这些都是证照的重要信息，除了可以定义信息的性质之外，还能帮助我们更快地找到对应内容，也能为后续的统计、分析提供支撑。
另外，不同性质的证照，其陈列和保管方式也会不一样，如营业执照，需要悬挂在企业办公场所的显要位置，而房产证等资产性证件则可能是存放于保险柜中，通过系统不但可用文字标示存放位置，也可以图示化的方式体现存放地点。
第二，证照的分类与属性的自定义，帮助企业实现了管理不同类型、来源、性质证照的目的，但是，证照是会日益增加的，所以，每一份证照都应该设置多个提醒事项，用于证照年检、换证、延期等工作的提醒。如下图所示：
第三，对重要的证照文件按职责职能划分权限，配置组织、部门、个人或者是来访者的权限限制，这是对证照的又一重安全管理。
怎么智能管理证照可以既安全又高效？
搜索平台快速定位企业证照
我们可以通过组合关键字、组合搜索条件或者是二次搜索等方式，通过搜索平台，更快更精准地找到我们所需要的证照。但是，有一个需要非常注意的地方，就是要确定好权限的边界，搜索结果必须遵循设定好的权限。
借阅与归还的可流程化处理，准确记录证照的利用情况
各个分支机构、下属公司或是部门，这么多的证照使用人员，证照的在库情况，借出了在谁手上，借阅归还的情况是怎样的，如果单单依靠人工管理，时间一长就不知去向了。因此，企业应该按实际管理规定制定借阅、借用、复印证照的标准化流程。
借用时，只需要把搜索出来的证照，像把商品添加到购物车中一样，勾选证照即可放入收纳盒，并发起对应证照借阅申请，满足借用人对纸质证照的借阅或借用、电子证照的临时借阅以及复印/打印件的借用需求。
在申请流程中，可以套用根据企业管理制度，自定义设计的表单以及流程模板，不同密级的证照还可以自动匹配不同的批准人或申请流程，申请人、借阅清单、归还日期、借阅用途等申请信息自动获取，并自动记录借出与归还的时间节点，管理人员可以通过图表形式，实时查看证照库存，以及证照利用情况，记录清晰，随时追溯。
方便组合的安全机制，能让企业证照得以安全的利用。
为了更好的保障证照的使用安全，在系统层面，应该支持SSL证书，高权限用户应该限定终端登录，强密码、登录锁定等登录安全策略不可或缺，每一次的操作痕迹都应该记录下来，如有变更，老版本应作为历史版本保存，预览电子证照时，须加注带有用户名称和时间的屏幕水印，防止恶意扩散，借阅打印件时应该加注打印水印，限定证照的使用用途。
最后小编要自豪说句，有了以上科学化的分类、标准化的流程、数字化的统计、多重化的安全控制，还需要担心因空有制度、或管理和使用不规范导致的“那些”相关责任而忧伤吗？
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