今天的分享内容是“时间四象限”法则。
01.什么是“时间四象限”法则？
"时间四象限"法是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分为四个"象限"：
1．既紧急又重要(如客户投诉、即将到期的任务、财务危机等)
2．重要但不紧急(如建立人际关系、人员培训、制订防范措施等)
3．紧急但不重要(如电话铃声、不速之客、部门会议等)
4．既不紧急也不重要(如上网、闲谈、邮件、写博客等)
以上内容来自百度百科
02.案例分享
讲一个大部分人可能知道或者听过的例子。
美国史卡鲁钢铁公司的总裁查鲁斯，在管理公司时，极度追求完美，基本上事无巨细，事必躬亲，他总觉得只有自己做的才放心，但这显然是扬汤止沸，并不能管理好一个大公司。效率研究专家艾伊贝李给了查鲁斯一个时间管理的建议，这个建议让查鲁斯受益终身，同时艾伊贝李获得2.5万美元的回报。这就是 “生产工具决定生产力”的印证啊。
艾伊贝李给查鲁斯的管理建议是：
1．不要想把所有事情都做完。
2．手边的事情并不一定是最重要的事情。
3．每天晚上写出你明天必须做的事情，按照事情的重要性排列。
4．第二天先做最重要的事情，不必去顾及其他事情。第一件事做完后，再做第二件，依此类推。
5．到了晚上，如果你列出的事情没有做完也没关系，因为你已经把最重要的事情都做完了，剩下的事情明天再做。
这个真实的故事告诉我们工作时先要明确轻重缓急，按照重要程度和紧急程度依次一件件处理，从而提高工作的效率。
现实当中有太多的人面对工作是被动的，从来不做规划，碰到什么事情，就开始埋头苦干。尤其是作为团队领导更好注重工作规划，让工作任务有序完成。
03.我的标准
我在实际工作中对自己的工作和团队管理一直是以“时间四象限”法则为指导的，我理想的标准如下：
第一象限重要紧急占比低于20%，这是最重要的，遵循要事第一原则，马上做。所以这类事物的比例一定要低，如果你总是有紧急又重要的事情要做，说明你在时间管理上存在问题，设法减少它。
第二象限重要不紧急占比70%以上，占比最大的，按计划做。这部分工作的有序完成能减少第一象限的工作量。
第三象限紧急不重要占比10%左右，基本应该是一些日常小事，顺手做。不要让这些事积累下来，日积月累，小事就成了大事。
第四象限不紧急不重要1%左右，基本是没有什么价值的事情，尽量减少做。不过这些事情是不可避免的，正确对待。
04.如何做？
好的团队应该是有序的，重要且紧急的工作低于20%，大部分工作应该是重要不紧急，有序推进。有不少管理者会强调团队的快速响应能力，认为好的团队应该具备非常墙的快速响应能力，从团队要求上的确没有问题，但其实是轻重倒置。要是一个团队每天干的或都是重要紧急的，一定要停下来思考和寻找原因，调整工作流程或者工作方法，这样才能更加长远。否则，大家都成了救火队员，长期处于高压状态下，效率也会下降，同时心态和工作状态也会消极。企业工作中不需要那么多的救火英雄，和现实中的消防一样，首要的是预防，而不是救火。
而当团队中的工作有序时，面对突发事件，应对一定会更加得心应手，因为可支配资源充足。持续救火的结果是资源耗尽，顾头不顾尾。
所以，不论是个人，或者团队都要拥有规划能力，把事情按照“时间四象限”组好规划，这样才能可持续。关于如何做好规划，我想了想，可以从以下几个方面入手：
首先是思想意识，积极主动地付诸行动，想让自己的工作变得井然有序；
其次是对自己的工作列清单，归类，按照重要程度划分为重要和不重要，按照时间要求同样划分紧急和不紧急，然后对应放到四个象限。这里每个人有差异，同时工作任务要和团队协同，所以这个事情要依据团队计划完成，遇到不懂得及时反馈沟通；
第三，按计划执行，制定好规则一定要执行，这样才有意义，否则就是花架子。要在过程中优化和调整，不断更新。
第四，坚持高标准要求自己，做好一件事不难，把一件事持续做好很难，很多人总会在过程中降低对自己的要求，最后付诸东流。我坚持做好工作的最低标准是“与人方便”，但是大部分人最终是以“与己方便”为原则，导致工作无法有序推进。
写在最后，很多事情其实说起来容易，做起来也容易，只是大部分人喜欢说，而不善于做，言行不一致，自然无法做好工作。
所以先从自己开始，行动起来，坚持久了，会成为自己的习惯和思维模式，给自己带来质变。
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