第一章 总 则
第一条 为规范公司办公费用的管理，在保证日常办公需要的同时节约办公费用开支，特制定本办法。
第二条 本办法中的办公费用是指使日常办公工作得以顺利开展所需的费用，包括水电费、固定电话费、移动通信费、办公租金、打印机耗材、网络设备、计算机及员工配套办公用品及其他行政办公费。
第三条 办公费用实行由综合管理部归口管理，批量采购由财务职能部门集中采购。
第四条 职责划分
（一）行政职能管理部门负责办公费用预算的编制和办公费用申请的审核。
（二）财务职能部门负责办公费用的核算和账务处理。
（三）分各职能部门负责在部门费用额度内提交每月办公用品需求计划及提交办公费用申请。
（四）集中办公的，统一由行政职能管理部门办理。
第二章 办公费用预算与审批
第五条 行政职能管理部门等相关部门，应当在年初、月初制定当期的办公费用预算，并报财务部审批。
第六条 经过批准的办公费用预算，行政职能管理部门应于每月6日前以书面形式通知相关部门，由各相关部门确定办公费用的使用目标。
第七条 各部门使用办公费用时，应向行政职能管理部门提出申请，由行政职能管理部门经理根据相应的预算指标进行审核，审核通过后按费用审批权限审批。
第八条 财务部对审批后的用款申请单进行借款时，应审核其用款项目是否在各部门的费用预算内，若超出预算可拒绝借款，将用款申请单退回或驳回行政职能管理部门。
第九条 对超出预算的费用，使用部门应提供相关的报告，包括事项、花费的金额、花费的合理性等内容。
第三章 办公费用使用控制
第十条 办公用品费用控制
（一）公司办公用品购买实行季度申报制。
（1）每个部门将所需的日常办公用品于每季初10日前填写“办公用品购买申报单”交行政职能管理部门，由行政职能管理部门汇总，报财务部、总经理审核批准后统一购买，发放时要登记。
（2）各部门在制订计划时应按人员增补需求将新员工的办公用品列入计划表，新员工的办公用品需求费用单独计算，不计入部门费用额度标准。
（二）各部门急需或特殊的办公用品，经财务部批准，可自行购买。
（1）单价在100元以下，或总价在300元以下，由行政职能管理部门经理批准。
（2）单价在200元以上，或总价在800元以上，由行政总监或分管副总批准。
（三）凡添置的办公用品属固定资产核算范围内的，由财务部及时登记固定资产明细账，并注明保管人员姓名，各部门要确定专人管理，以免丢失和损坏，否则，视其情况照价赔偿。工作人员调离本单位时，需先办理财产移交手续，再予办理调动手续。
（四）办公费用一律凭完备的“办公用品购买申报单”及其他相关手续办理。凡未归口行政职能管理部门，又未报相关领导同意，擅自购买办公用品和业务书籍的，公司不予报销。
第一十一条 维修费用控制
（一）各部门办公设备出现质量问题时，报行政职能管理部门处理。
（二）对于在保修期内的设备，由行政职能管理部门直接联系厂家进行维修；超过保修期的设备，行政职能管理部门接到报修后，与维修厂家联系，商定修理费用。
（三）维修费用单笔在300元及以上的支出，由行政职能管理部门经理审批。
（四）维修费用单笔在300元以下的支出，由部门经理审批。
第一十二条 会议费用控制
（一）本公司的会议费用包括会议过程中的展示用品、纸类、书写类、文件类、茶水类、场地费等各类物品的支出。
（二）行政职能管理部门在组织会议的过程中，应严格按照与会人数配置相应的用品，以免造成浪费。
（三）在会场选择过程中，尽量使用本公司内部的会议室，如果租赁场地的话，应严控场地租赁费用。
第四章 办公费用报销控制
第一十三条 各部门人员费用报销控制
各部门相关人员在办公费发生后须如实填写“费用报销单”，核对报销凭证和金额无误后，经本部门经理审核签字后，交财务部经理审核无误后由财务部出纳处报销，报销费用金额冲抵本部门预算。
第一十四条 公共费用开支报销控制
公共费用开支的报销由经办人在“费用报销单”上签字，行政职能管理部门经理审核签字后，交财务部经理审核报销，相应费用冲抵公共费用预算。
远程信息化流程审批的，应在审批意见栏内备注审批流程号。
第一十五条 非预算项目开支报销控制
部门经理本人或其他员工受到总经理的指派用于部门外工作的非预算项目开支的报销，应经部门经理签字，由总经理审批后交财务部经理审核报销。
第一十六条 超出预算的费用报销控制
财务部审核过程中如发现某项开支已经超出预算，须要求相关报销人和审核人提出书面解释，经总经理批准后进行报销。
第一十七条 特殊情况费用报销控制
因特殊情况发生的大额预算外支出，必须经总经理审批签字后，再由财务部经理审核报销。
第五章 办公用款借支管理
第一十八条 办公借款
办公借款主要是指公司正式员工因为办公或出差等业务要求向公司借取的临时款项，不包括因采购、施工、广告等外部客户发生的服务或材料支出借款。为控制办公费支出、避免资金损失，公司须对办公借款进行严格的控制。
第一十九条 借款权利规定
1. 非公司正式员工不得以任何理由进行办公借款。
2. 公司正式员工因办公或出差等业务需要可办理借款。
第二十条 填写借款单
公司正式员工因为办公或出差等业务需要向公司申请临时借款时，借款人需填写“借款申请单”。
第二十一条 明确借款审批权限
（一） 借款金额在300元及以下的申请，由部门经理审核批准后交财务部审核支款。
（二）借款金额在300元以上的，由部门经理、总经理审核批准后交财务部审核支款。
（三）部门借款每月累计超过3000元以上的，财务部应书面通知总经理，同时停止接受由部门经理审批的借款申请，该部门再借款须由总经理审核批准后交财务部审核支款。
第二十二条 还款与报销规定
（一）任何借款都须在财务部支出之日起一个月内归还公司或报销抵账。
（二）对借款超过归还期限的部门和个人，财务部应停止接受其新的借款申请，直至超期借款归还为止。
（三）因长期出差所造成的借款超期，在当事人及其部门提供充分的书面解释后，财务部恢复其借款权利。
（四）无特殊理由借款超过3个月的，从其工资中扣还借款，财务发放工资时，同步出具还款收据或其他通知、公告。
