我们做数据的在展现数据之前要站在看数据的人的角度，尽可能地把数据做到完美。我多年的工作总结下来，呈现数据的时候最重要的是三点，一是简洁，也就是说无关紧要的东西都去掉，不要让领导看到一片密密麻麻的数据，看的领导头皮发麻。二是突出重点，很多时候领导们是临时起意需要你做一个表格数据，领导们的时间有限，他最关心的是什么我们做数据的一定要清楚。三是速度，因为领导吩咐下来的事情首先他自己会有判断大概多少时间能完成，其他这件事情在他脑子里还热着呢，所以尽快的给他反馈，一方面他能及时得到需要的东西，另一方面你绝对会给他非常好的印象。当然，我们提到要保证数据的准确性，这个应该不用说了吧，数据准确那是数据提供者应该具备的素质。
先从排版说起
字体的选择也有点讲究，中文字体宋体就不错，另外微软雅黑也是一个非常不错的选择，要知道微软是花费了重金打造的微软雅黑字体。数字字体推荐使用 TIME NEW ROMAN，为啥呢？我自己觉得他比较好看，当然重要的是，他是数字字体里面体积最小的。体积小有啥好处呢？你可以这么回答领导，因为体积小，所以一张A4纸可以容纳更多的内容，换言之为了给公司省钱呀。
标题行以及汇总行全部用粗体，数字内容千万记得加上千分位并且保留两位小数，这是一个财会人员应当具备知识，而其他行业的人员应当这么做，显得专业嘛。
如果你设置好了字体等等格式，发现数据还需要增加，那么新增加的数据未必和你原来设置的格式一样，这时可以利用格式刷工具将原本设置的格式复制下来，然后选中新增数据区域，这样新增的那片区域都会变成你复制的格式。格式刷还是双击，双击之后，那这个鼠标就真的成了刷子了，你点中的单元格就都会变成复制的格式了。
冻结窗格是必须要做的。领导一般都配备笔记本电脑，而笔记本一般又都是苹果电脑，所以电脑显示器的尺寸比较小，可能在你台式电脑上一个显示器可以完全显示的内容，在领导的笔记本上就不可以了，所以当他将数据向下滚动的时候，标题行也随着滚动消失了，为了以防万一，冻结窗格是必须要做的。
冻结窗格的操作是在EXCEL菜单的视图中的，点击冻结窗格，EXCEL也会很贴心的提供了我们一般都会用到的冻结首行或者冻结首列，而冻结拆分窗格，则是以你当前选中的单元格左边所有的列和上方所有的行都冻结，那么这些冻结的区域都不会随着鼠标的滚动而滚动了。要取消冻结窗格也很简单，还是在这个菜单，EXCEL会知道你的这个表格有没有被冻结，已经冻结了，就会出现取消冻结窗口。
有时候一个单元格的内容超过了单元格自身的长度，那显示出来的内容就不完整了，为了不给领导添麻烦，你需要在表格完成以后检查一下，或者就直接将单元格的列或者行快速的设置成最合适的列宽或者行高。其方法就是先点击表格左上角向右下四十五度的箭头，你就会全选所有的内容了，然后鼠标任意移动到列和列或者行和行之间隔开的线条，此时鼠标会变成可以左右或者上下拉升的样式，直接双击一下就能迅速设置最合适的行高或者列宽。还有一种情况是你的单元格内都是文字，且比较长，如果把单元格拉得很长对于查阅来说是非常难看的，这时就需要适当地提高行高，就是把单元格变粗，然后设置自动换行。
突出重点
我之前说过，看数据的人是从汇总看到明细的，所以一般来说，我们提供的工作簿就主要有两块组成，一个是汇总，一个就是明细了，这样，之前我提到的数据透视表是非常有用的了。在自己的工作底稿中复制出需要的明细数据，然后根据这些明细数据做出汇总表出来，如果自己的工作底稿数据够详细，其实整个过程是非常快的，一般领导要的数据很快就能提供出来。等做完表格之后，记得保持汇总SHEET是当前SHEET，还是我之前说的，当前SHEET无论怎么改变，EXCEL都不会来提示你是否需要保存，所以需要自己主动地去保存一下，这样下次再打开的时候就能保证当前SHEET就是汇总SHEET了。
在做完数据表之后，有时候你需要对数据做一番解释，比如说利润率偏低了或者成本异常了，你需要做一些文字说明，在这里我不建议大家来给单元格添加批注，因为一方面添加批注以后单元格右上角会有一个标致，而批注一多整个页面就像贴满了狗皮膏药，东一块西一块的，另一方面，提供数据以后难免需要再次做修改的时候，当表格做了修改之后很有可能忘记修改或者删除批注了。所以直接在表格上添加一列备注，当然这个时候就需要言简意赅，尽量的控制字数。
还有一个常用的突出重点的方法，那就是添加颜色了，无论是字体颜色还是单元格底色，鲜明的颜色会提示数据查阅者优先关注起来。添加颜色的单元格一定是符合某些条件的，所以这个时候条件格式就闪亮登场了。
条件格式就在开始菜单下的条件格式，自然EXCEL还是很贴心的加入了常用的菜单，比如在突出显示单元格规则里面有大于、小于等等非常常用的功能。此外，条件格式中还有一个新建规则，点击之后最后一个功能就是使用公式确定单元格格式，这个也是比较常用的功能了。如果要设置的条件比较复杂，就可以使用这个功能，将公式设置好，设置条件比较复杂的，我在以后的章节中会介绍公式函数。记得在使用条件格式前，先选中你需要设置的单元格范围，一般来说就选中整一列，然后进行设置。
关于打印
EXCEL打印的一些菜单主要集中在页面布局，首先就是页边距，为了节省纸张，页边距是设置的越小越好，然后是纸张方向竖着还是横着，这些都非常简单。而打印区域，就是设置或者取消你需要打印的区域。所以无论你的表格数据有多少，设置了打印区域，只会电脑只会打印已经被设置的区域。这里面打印标题无疑是最重要的，当表格数据内容超过了一页纸，第二页你就必须要设置打印标题，否则第二页的数据就没有标题了，看起会非常难受。
点击打印标题，会出现页面设置的对话框，在打印标题下面可以设置顶端标题和左端标题，一般我们都是设置顶端标题的，而一般的一般，我们都是设置第一行的，所以选择第一行就行了。在这里我就不演示数据了，只显示下设置菜单。
最后，说一下打印缩放，如果你懒得设置页边距，设置字体大小等等，那就直接在开始的打印菜单内设置缩放，不过如果你的内容还是很多，缩放可能会导致最终打印出来的字体非常小。至于缩放，可以将所有列缩放到一页，那么原本超出纸张宽度的内容就会被缩放进来，还可以将所有内容缩放到一页里面。
关于EXCEL的操作，我差不多写完了，当然我说写的内容是无法涵盖EXCEL所有的，有些功能大家自己摸索一下就能有所了解，接下去的内容，我将介绍函数了。
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